REGLUGERÐ BÍS UM UTANFERÐIR SKÁTA

Reglur þessar gilda um allar utanferðir sem lögráða og ólögráða einstaklingar fara sem skátar á hverskyns viðburð. Sé það ráðstefna, námskeið eða skátamót óháð því hvort farið er á vegum skátafélags, skátasambands eða BÍS.

Erlendis eiga skátar skilyrðislaust að vera til fyrirmyndar bæði í framkomu og þátttöku og ávallt skal virða reglur sem viðburðarhaldarar setja hverju sinni.

Þau sem taka þátt í utanferð á vegum skáta skulu uppfylla eftirtalin skilyrði:

1. Hafa náð hæfilegum aldri þegar tilgangur ferðarinnar er hafður til hliðsjónar.
2. Vera vígð skátar með félagsaðild að BÍS.
3. Taka þátt í þeim undirbúningi sem er skipulagður vegna ferðarinnar.
4. Þekkja siðareglur ÆV ásamt forvarnarstefnu og vímuvarnarstefnu BÍS.

Ólögráða skátar verða að skila til fararstjórnar eyðublaðinu „Samþykki vegna ferðar barns til útlanda“ undirritað af öllum forsjáraðilum.

Lögráða skátar verða að hafa undirritað eyðublað sem veitir BÍS heimild til að afla upplýsinga hjá Sakaskrá ríkisins eins og Æskulýðslög nr. 70/2007 segja til um.

Þegar skátar sækja alþjóðlega viðburði fyrir hönd BÍS s.s. fræðslu, námskeið, þing, ráðstefnur eða fundi teljast þau fulltrúar BÍS á alþjóðavettvangi og skulu uppfylla öll skilyrði 2. greinar þessarar reglugerðar auk eftirtalinna skilyrða:

1. Hafa skilað inn ferðaumsókn um þátttöku á alþjóðlegum viðburði.
2. Hafa kynnt sér stefnu BÍS og allar helstu upplýsingar sem viðkemur BÍS og því málefni sem alþjóðlegi viðburðurinn snýr að.
3. Taka virkan þátt í viðburðinum og missa ekki úr dagskrá.
4. Skila ferðaskýrslu þegar ferð er lokið og ef þörf er á að halda áfram vinnu við viðfangsefni ferðarinnar fyrir hönd BÍS.
5. Bregðast við og taka virkan þátt í samskiptum við Alþjóðaráð fyrir viðburðinn, á meðan að á honum stendur og eftir að honum er lokið.

Fulltrúar BÍS á alþjóðavettvangi skulu þekkja vímuvarnarstefnu BÍS og þá sérstaklega 2. lið um áfengisneyslu. Óháð landslögum viðburðar er neysla áfengis skáta undir 20 ára óheimil og öll neysla annarra vímuefna óháð aldri.

Þau sem taka að sér fararstjórn fyrir íslenskum skátum á alþjóðlegum viðburði eða gerast foringjar skáta á slíkum viðburði skulu uppfylla öll skilyrði 2. greinar þessarar reglugerðar auk eftirtalinna skilyrða :

1. Aðalfararstjóri (e. head of contingent, HOC) skal vera a.m.k. 20 ára og ber endanlega ábyrgð undirbúningi og á fararhópnum meðan á ferð stendur.
2. Aðrir aðilar í fararstjórn (e. contingent management team, CMT) og foringjar (e. leaders) á alþjóðlegum viðburðum skulu vera a.m.k. 18 ára.
3. Hafa sótt námskeið í barnavernd og hafa reynslu af hópstjórnun, t.d. stjórnað námskeiði, verið fararstjóri á mót, hafa gegnt stöðu sveitarforingja eða annarri æðri foringjastöðu.
4. Hafa haldgóða þekkingu á tungumáli þess lands sem farið er til eða ensku.

Helstu verkefni og skyldur fararstjórnar eru:

1. Að gera sitt besta til að ferðin verði hverjum þátttakenda jákvæð upplifun.
2. Að stuðla að því að kynning hópsins á Íslandi og íslensku skátastarfi sé vönduð og gefi sem nákvæmasta mynd hverju sinni.
3. Að hafa yfirumsjón með öllum samskiptum og upplýsingamiðlun vegna ferðarinnar.
4. Að gera fjárhagsáætlun og ferðaáætlun fyrir ferðina.
5. Að fylgja hópnum frá upphafsstað til endastaðar.
6. Að ljúka störfum með skýrslu um ferðina ásamt fjárhagsuppgjöri innan tveggja mánaða frá heimkomu.

Verkefni foringja á alþjóðlegum viðburðum eru samkvæmt reglum viðburðar hverju sinni.

Skátafélög geta staðið fyrir utanferðum skáta.

1. Stjórn félagsins er skylt að upplýsa stjórn BÍS og/eða Skátamiðstöðina um fyrirhugaða utanferð.
2. Stjórn félagsins gætir þess að ferðin sé í samræmi við öll atriði þessarar reglugerðar.
3. Stjórn félagsins ber þá fulla ábyrgð á ferðinni, tilnefnir fararstjórn og samþykkir fjárhagsáætlun.
4. Að ferð lokinni skilar fararstjórn félagsstjórninni skýrslu sinni og fjárhagsuppgjöri.
5. Skátafélög eru eindregið hvött til að fara yfir ferðina með Alþjóðaráð að henni lokinni svo hægt sé að nýta ferðina til fræðslu og fréttamiðlunar.

Þegar utanferðir fararhópa (e. contingent) eru skipulagðar á vegum Bandalags íslenskra skáta skal eftirfarandi verklag viðhaft:

1. Stjórn BÍS skipar fararstjórn (e. contingent management team, CMT) að fengnum tillögum frá Alþjóðaráði.
2. Fararstjórn skipar flokksforingja (e. patrol leaders) og/eða sveitarforingja (e. troop leaders) í ferðum þegar það á við.
3. Stjórn BÍS skulu leggja fararstjórn til hvernig fjármálastjórn ferðarinnar skuli háttað. Fjárhagsáætlun fararstjórnar vegna ferðarinnar er háð samþykki stjórnar BÍS.
4. Við ákvörðun ferðakostnaðar skal tekið tillit til kostnaðar við þá þjónustu sem skrifstofa BÍS veitir við undirbúning ferðarinnar. Stjórn BÍS ákvarðar hver þessi upphæð skal verða á hvern þátttakenda.
5. Ferðakostnaðurinn skal ákvarðaður sem ein upphæð og skal sú upphæð tryggja að ferðin standi alfarið undir sér. Ráðstöfun hagnaðar/taps er alfarið í höndum stjórnar BÍS, en fararstjórn er heimilt að koma með ábendingar þar um án skuldbindinga.
6. Ólögráða skátar geta eingöngu verið hluti fararhóps með samþykki þeirra skátafélags.
7. Að ferð lokinni skal fararstjóri skila skýrslu sinni til Alþjóðaráðs innan tveggja mánaða frá heimkomu og fjárhagsuppgjöri til stjórnar BÍS og gjaldkera BÍS innan sama tíma.

Fararstjórn skal njóta þjónustu skrifstofu BÍS við eftirtalið nema að um annað sé samið:

1. Upplýsingamiðlun til fararhóps.
2. Móttöku þátttakendatilkynninga og þátttökugjalda.
3. Skráningu fararhóps hjá viðburðarhaldara.
4. Bókun flugs, gistingar og dagskrár vegna ferðar.
5. Fjármálaumsýslu og tryggingarmálum.
6. Samskipti við erlend skátasamtök vegna utanferðar.
7. Aðgangi að handbók fararstjóra.

1. Aðgangi að handbók fararstjóra.