VERKFÆRI FYRIR UPPHAF STARFSÁRS


Í UPPHAFI VEGFERÐAR

Vertu hjartanlega velkomið á þetta tímabundna vefsvæði. Hér hafa verið gerð aðgengileg nokkur verkfæri í von um að þau komi skátafélögunum að gagni í upphafi starfsárs við skipulag og kynningu starfsársins. Efnið er sett fram í sömu röð og tékkalistinn.

Þú skalt líta skipulega yfir það samansafn sem má finna á þessum vef, lesa yfir þau góðu ráð sem hér eru sett fram og sjá hvaða verkfæri megi nýta þágu þíns skátafélags. Síðan skaltu deila þessu efni með hinum sjálfboðaliðunum og starfsfólki félagsins sem kemur að undirbúningi vetrarstarfsins svo að þið getið skipt með ykkur verkefnunum.

VAR SKÁTAFÉLAGIÐ BÚIÐ AÐ ÞESSU?

Könnun um fjölda- og kynningarmál:
Við hvetjum skátafélögin til að nota þessa könnun til að endurmeta fyrst lykilþætti sem tengjast fjölda- og kynningarmálum síðasta starfsárs og setja sér skipulega viðmið um sömu mál fyrir komandi starfsár. Þessi könnun nýtist samtímis Skátamiðstöð til að þróa áfram markaðsmál skátanna og styðja félögin við sín markaðsmál.

Form fyrir skátafélögin um starfsárið 2020 – 2021:
Við óskum eftir því að starfsmaður, félagsforingi, sjálfboðaliðaforingi eða annar stjórnarmaður hvers skátafélags fylli út þetta form til að Skátamiðstöðin hafi allar upplýsingar um starfsemi og mannauð skátafélagsins á komandi starfsári. Þetta hjálpar okkur að halda úti upplýsingasíðum um skátafélögin, auglýsa starf skátafélaganna og að halda skrá um sjálfboðaliða.


MÁLEFNI SKÁTAFORINGJA Í UPPHAFI STARFSÁRS

GÆTUM GÓÐRA SAMSKIPTA

Í upphafi starfsárs eru stjórnir og skátaforingjar hvött til að eiga samtal um gagnkvæmar skyldur og væntingar. Þarna gefst skátaforingjanum tækifæri til að segja frá helstu áskorunum sem þau telja vera í félagsstarfinu, hvaða stuðning þau telja sig þurfa og hvaða verkefnum þau hafa ástríðu fyrir á komandi starfsári. Á meðan gefst stjórn tækifæri á að setja skilyrði um viss efnistök í dagskrá á komandi starfsári og fá yfirsýn um hvaða stuðning sé hægt að óska eftir frá Skátamiðstöðinni eða öðrum fyrir foringjahópinn.

Skátafélög eru hvött til þess að nýta sniðmáta að sjálfboðaliðasamning við skátaforingja til að útlista gagnkvæmar skyldur og væntinga skátaforingja og skátafélagsins. Hvert skátafélag getur síðan þróað áfram sína útgáfu af samninginum samkvæmt ríkjandi hefðum. Með þessu er vonast til að hægt sé að auðvelda skátafélögum að gera samanburð á umgjörð foringjastarfsins á milli félaga á sama tíma og allir innan sama skátafélags ganga að sömu hugmyndinni um hvað foringjastarfið feli í sér.

MUNUM EFTIR VIÐEIGANDI PAPPÍRUM

Skátaforingjum ber að veita BÍS heimild til öflunar upplýsinga úr Sakaskrá ríkisins í upphafi starfstímabils. Þá ber þeim samkvæmt reglugerð að skrifa undir sæmdarheit skátaforingja (áður drengskaparheit) samkvæmt reglugerð BÍS um hæfi skátaforingja.

TRYGGJUM GÓÐA ÞJÁLFUN

Sjálfboðaliðar í innra starfinu eiga að sækja verndum þau á fjögurra ára fresti hið minnsta og ber að þekkja siðareglur og viðbragðsáætlun Æskulýðsvettvangsins. Þá er fjöldi námskeiða haldin ár hvert fyrir skátaforingja. Skátafélögin eiga innistæðu fyrir námskeiðum og eru hvött til að tryggja að þeirra skátaforingjar sæki sér fræðslu og þjálfun.


FÉLAGSGJÖLD SKÁTAFÉLAGSINS

HVAÐ ER INNIFALIÐ Í GJALDINU?

Skátafélögin eru hvött til að skilgreina félagsgjaldið með skipulegum hætti og gæta þess að skátaforingjar, forráðamenn og skátarnir sjálfir séu meðvituð um hvað sé innifalið í þeim. Fólki finnst gott að vita hvað það greiðir fyrir og eins er mikilvægt að við getum svarað fyrir það. Þá er visst aðhald fólgið í því að allt skátafélagið sé meðvitað að félagsútilegunni á haustönn var lofað í félagsgjaldinu.

Félagsgjaldamódelið er ætlað að hjálpa skátafélögunum að áætla félagsgjöld en getur líka nýst til að ákveða hvernig fyrirfram ákveðið félagsgjald skuli skipt milli fyrirséðra kostnaðarliða í skátastarfi.

Skátafélög eru hvött til að skilgreina sín félagsgjöld skipulega með félagsgjaldamódelinu og deila afrakstrinum með Skátamiðstöðinni.

GÆTUM MEÐALHÓFS

Félagsgjöld eiga það til að standa í stað í mörg ár og stökkva síðan upp á við eitt árið. Þótt góðar ástæður geti verið að baki þessu getur samt verið flókið að útskýra slík stökk fyrir foreldrum og umsjónarfólki frístundarstyrkja. Á sama tíma er ekki æskilegt að þurfa að hækka eða lækka verð á hverju ári. Best er hafa stefnu um hvað félagsgjaldið verði eftir nokkur ár og þynna breytingar í átt að því yfir nokkurra ára skeið.

STENDUR FÉLAGSSTARFIÐ UNDIR SÉR?

Skátafélög eru hvött til að áætla félagsgjöld út frá þeim kostnaði sem þau eiga að þekja. Æskileg fjárhagsstaða skátafélags er þegar félagsgjöld auk opinbers fjárstuðnings stendur undir félagsstarfinu. Þegar svo er ekki og fjöldi þátttakenda þykir sæmilegur gæti þurft að endurskoða hvort félagsgjöld séu of lág.

HVERNIG ER SAMANBURÐUR VIÐ ÖNNUR FÉLÖG?

Það er mikilvægt að skátafélögin þekki verðlagningu á öðru íþrótta- og æskulýðsstarfi á þeirra starfsvæði en líka að félagið kynni sér félagsgjöld annarra skátafélaga. Það getur verið áskorun fyrir foringjaráð og/eða stjórnir sem ákveða félagsgjöldin að rýna í pottinn hjá öðrum og geta sér til um hvað kunni að valda verðmuninum. Verja önnur félög meiri fjármunum í dagskrá, ferðir, mannauð, einkenni, aðstöðu eða annað?

Skátafélög eru hvött til að skoða yfirlit um félagsgjöld skátafélaganna 2019 – 2020 og sjá hvar þeirra félagsgjöld standa í samanburði við önnur skátafélög.


STARFSMANNAMÁL Í UPPHAFI STARFSÁRS

AUGLÝSUM STÖRFIN VEL

Skátafélög sem ráða til sín starfsfólk eru hvött til að auglýsa starfið á starfstorgi skáta, hægt er að sjá sniðmát að auglýsingu með að smella hér. Þegar auglýsingar birtast eingöngu á samfélagsmiðlum og í lokuðum hópum getur verið erfitt að finna auglýsinguna aftur og auglýsingin birtist oft ekki í leitarvélum. Með að koma auglýsingunni fyrir á vefsíðu má vísa til slóðarinnar á samfélagsmiðlum, þá er auðveldara að finna auglýsinguna aftur og hún skilar sér í niðurstöðum leitarvéla.

VERUM TIL FYRIRMYNDAR

Mikilvægt er að starfsfólk skátafélaganna hafi góða mynd af starfi sínu og að enginn vafi leiki á um laun, starfstímabil eða skyldur starfsfólks. Skátafélög eru því hvött til að nýta sér sniðmát að ráðningasamning við starfsmann.

MUNUM PAPPÍRA, SIÐAREGLUR OG MEÐMÆLI

Þegar skátafélög ráða starfsfólk eru þau hvött til þess að leita meðmæla jafnvel þegar þau þekkja viðkomandi. Skátafélög skulu kynna viðkomandi fyrir siðareglum og viðbragðsáætlun Æskulýðsvettvangsins og tryggja að viðkomandi sækji Verndum þau hafi það ekki verið gert á síðastliðnum fjórum árum. Að lokum er lagaleg skylda að fá undirritaða sakavottorðsheimild frá viðkomandi.

GÆTUM GÓÐRAR VERKSTÝRINGAR

Það er vandasamt að sinna yfirmennsku launaðs starfsfólks í sjálfboðaliðastarfi og verkstjórn því ekki jafn tíð og í hefðbundnu starfi.  Æskilegt er að hafa fyrirfram ákveðið samkomulag um verkefnalista yfir árið sem byggir á þeim mánaðarbundnu önnum sem við þekkjum í skátastarfi auk þarfar í hverju skátafélagi.

Skátafélögin eru hvött til að nýta sér sniðmáta að verkefnalista starfsmanns til að týna í sarpinn betri starfslýsingu fyrir sitt skátafélag. Mánaðarlega má skoða á stjórnarfundi með starfsmanni hvort ástæða sé til að bæta einhverju verkefni inn á lista síðasta mánaðar til að starfsmaður geti betur undirbúið sig fyrir verkefnið að ári liðnu.

Einnig er æskilegt að skilgreina verkefni sem megi alltaf grípa til í dauðum stundum s.s. tiltektar verkefni í ákveðnum rýmum, skipulag á dagskrárbúnaði félagsins eða annað.


SKRÁNINGARMÁL

INNLEIÐING SPORTABLER

Skátamiðstöðin hvetur skátafélögin til að innleiða Sportabler eins snemma á árinu og kostur er. Sportabler hefur verið í prófun hjá Árbúum, Garðbúum, Hamri, Hraunbúum, Kópum, Landnemum og Svönum á liðnu ári. Umsagnir félaganna er frábærar en skráningarforritið virkar líka sem samskiptaforrit til að miðla upplýsingum til foreldra og þátttakenda. Innbyggt í forritið er fundaskipuleggjari þar sem foringjar munu geta fundið staðlað efni í á komandi starfsári. Þátttakendur geta sjálf skráð sig á viðburði sem foreldrar þurfa síðan að staðfesta og greiða fyrir á sínum enda. Sportabler eru með frístundatengingu í Reykjavík og fleiri sveitarfélögum og vinna í restinni.

Hægt er að byrja skráningu á skatar.felog.is og færa félagatalið síðan yfir í Sportabler, þannig félögin geta byrjað á að opna félagsskráningu þar en haft aðra skráningu á komandi starfsári í Sportabler. Skátamiðstöðin og starfsfólk Sportabler bjóða þjónustu við innleiðingu skráningarforritsins, uppsetningu og þjálfun starfsfólks og sjálfboðaliða.

Skátamiðstöðin mun á komandi starfsári miðla færa alla viðburðarskráningu í Sportabler.

OPNUM SKRÁNINGUNA HIÐ FYRSTA

Skátafélög eru hvött til að opna skráningu síðustu viku í ágúst eða fyrstu viku í september.

ENDURSTILLING NÓRA AÐGANGA

Nóra aðgangar verða hreinsaðir út og settir aftur upp á nýtt 14. september. Fyrir þann tíma þarf skátafélagið að hafa svarað könnun Skátamiðstöðvar um starfsárið svo að viðeigandi aðilar hafi þá aðgengi áfram að Nóra.

Skipti félagið í Sportabler hefur það sjálft mun meiri stjórn yfir aðgangsmálum í því skráningarforriti en nóg er að draga nöfn skátaforingja í viðeigandi flokka.


KYNNINGARMÁL Í UPPHAFI STARFSÁRS

BJÓÐUM SKÁTUNUM OKKAR AFTUR!

Áður en ráðist er í nokkur annað kynningarátak eru skátafélög hvött til að bjóða skáta liðins starfsárs aftur til starfa. Hægt er að senda þeim tölvupóst eða birta upplýsingar í foreldrahóp en skátafélög eru hvött til að gera það með persónulegri máta en eingöngu með því að birta upplýsingar á samfélagsmiðli. Skátafélög eru hvött að nýta sniðmáta að upplýsingabréfi til skáta síðasta starfsárs til.

BJÓÐUM ÞÁTTTAKENDUM SUMARSTARFSINS!

Skátafélög sem héldu úti útilífsskóla eða annarskonar sumarnámskeiðum eru hvött til að bjóða þátttakendum slíkra námskeiða til að taka þátt á komandi starfsári. Þessi hópur þekkir þegar félagið, aðstöðuna og jafnvel stóran hluta skátaforingjanna. Þessi hópur þarf oft ögn betri upplýsingar um vetrarstarfið og þá hjálpar að skýra í auðskildu máli frá því skemmtilega sem skátafélagið hyggst gera á komandi starfsári. Skátafélögin eru hvött til að nýta sér sniðmát að upplýsingabréfi til þátttakenda á sumarnámskeiðum til að bjóða þessum hóp í starfið.

KYNNUM OKKUR!

Kynningarstarf er mikilvægur liður í vexti skátafélaga, það er ekki bara mikilvægt til að fá fleiri til þátttöku heldur líka til að meðvitund um skátafélagið sé meiri og svo að fleiri áhugasamir sjálfboðaliðar geti fundið skátafélagið. Ef félagið hefur ekki þegar mótað hugmyndir um hvernig það gæti kynnt starf sitt á komandi starfsári hvetjum við ykkur til að skoða samantekt um sjö góðar hugmyndir að kynningarátökum sem Skátamiðstöðin setti saman byggða á reynslu skátafélaga á síðastliðnum árum.

TILBÚIÐ AUGLÝSINGAREFNI

Skátamiðstöðin hefur útbúið sniðmát í Canva sem skátafélögin geta nýtt í kynningum. Skátafélögin þurfa að skipta sínum upplýsingum út fyrir ímyndaðar upplýsingar skátafélagsins Búbúabúa og eru hvött til að nota myndefni úr eigin starfi.