Viðburðarhópar eru formlega skipaðir af stjórn BÍS og fá þannig umboð til að skipuleggja og hafa umsjón með viðburði fyrir hönd BÍS. Flestir viðburðahópar sem stjórn skipar sinna skipulagi og framkvæmd viðburða sem finna má í 5 ára starfsáætlun BÍS og Skátaþing samþykkir á hverju ári. 

Sjálfstæðir viðburðarhópar geta þó leitað til starfsfólks Skátamiðstöðvarinnar og kynnt hugmyndina lauslega og kannað þannig grundvöllinn fyrir viðburðinum og hvort líklegt þætti að stjórn BÍS myndi samþykkja að bera ábyrgð á viðburðinum. Starfsfólk gæti þá komið með ábendingar um hvað mætti bæta eða breyta áður en hugmyndin yrði kynnt stjórn því mikilvægt er að viðburðahópurinn geti skilgreint hvers vegna BÍS ætti að bera ábyrgðina fremur en aðildarfélag þess. Því næst er hægt að senda stjórn BÍS erindi og óska eftir að BÍS beri ábyrgð á viðburðinum. Það er einungis stjórn sem samþykkir eða hafnar þeirri hugmynd endanlega, óháð því hversu vel eða illa starfsfólki Skátamiðstöðvarinnar líst á hugmyndina. 

Við formlega stofnun viðburðarhóps er mikilvægt að fylla út vinnuhópaeyðublað og undirrita sjálfboðaliðasamkomulag til að hægt sé að ramma verkefnið inn og tryggja að það sé undirbúið frá öllum helstu hliðum. Í vinnuhópaeyðublaði er farið yfir markmið, stuðning, tímalengd verkefnis og fleira sem er mikilvægt fyrir öll sem tengjast verkefninu að vera meðvituð um. Það fer eftir stærð viðburðar hvenær mælst er til þess að vinnuhópar í kringum þá séu stofnaðir, hægt er að sjá nánar um það í kafla 3.2 – Tímalína.  

Við undirbúning viðburða er mikilvægt að setja upp tímalínu. Það er gert til þess að tryggja að hugsað sé fyrir mikilvægum þáttum og til þess að forðast það að undirbúningur fari að mestu fram stuttu fyrir viðburð eða mót. Tímalínur skerpa einnig á verkefnaskiptingu og ábyrgðarhluta hvers og eins. Tímalínurnar hér að neðan eru til viðmiðunar en eru ekki tæmandi, þar sem hver viðburður er einstakur. Skátamiðstöðin hefur útbúið sniðmát að tímalínu fyrir mislanga viðburði.

Hópar sem standa að skipulagi viðburða á ábyrgð BÍS skulu fá tengilið hjá Skátamiðstöðinni sem veitir þeim stuðning og ráðgjöf og ábyrgist helstu verkefni vegna viðburðarins sem snúa að Skátamiðstöðinni. Tengiliðurinn skal einnig tryggja að unnið sé í samræmi við þessa handbók og fylgja eftir verkefnum.  

Einn aðili frá viðburðarhópnum skal vera í formennsku fyrir hópinn og vera fyrsti tengiliður Skátamiðstöðvarinnar við hópinn. Eftir umfangi verkefna getur hlutverkaskipting innan hópsins orðið til að ólíkir einstaklingar eru tengiliðir vegna ólíkra verkefna, t.d. einn vegna kynningarmála og annar vegna fjármála.  

Viðburðahópar geta fengið aðgang að Skátamiðstöðinni fyrir vinnu í þágu viðburðarins. Í boði eru nokkur mismunandi rými en ávallt þarf að panta þau í gegnum tengilið hópsins hjá Skátamiðstöðinni með góðum fyrirvara. Rýmin sem hægt er að nýta eru: 

• • Fundar- og vinnuaðstaða sem nýtist vel til skipulags og minni funda 
  • Salurinn fyrir stærri fundi vegna viðburðar t.d. fyrir kynningar-, fararstjóra-, eða fundi fyrir forsjáraðila 
  • Zoom aðgangur BÍS ef halda á fjarfundi 

Ef viðburðarhópur þarfnast aðgangs að Skátamiðstöðinni utan hefðbundins opnunartíma er hægt að fá kóða sem opnar útidyrahurðina. Til að fá slíkan aðgangskóða þarf að hafa samband við tengilið Skátamiðstöðvarinnar sem mun útvega tímabundinn kóða fyrir ykkar viðburðarhóp. 

Hópar sem sinna viðburðum skulu fylgja tímalínunni í kafla 3.2 eftir fremsta megni. Tímalínan tryggir að öll sem koma að verkefninu séu með svipaðar væntingar og skilning á því hvenær helstu verkefni skulu fara fram eða vera lokið. Mælst er til að viðburðarhópar hittist mánaðarlega eða oftar ef þurfa þykir. Hópar skulu halda fundargerðir þar sem kemur skýrt fram hvaða ákvarðanir eru teknar og hver ber ábyrgð á hvaða verkefnum milli funda. Þegar nær dregur viðburði er gott að hittast örar en áður var gert.

Ekki er gerð krafa um ákveðin vettvang til skjalavistunar en mikilvægt er að aðalnetfang skátanna, skatarnir@skatarnir.is, sé gert að eiganda svæðisins þar sem skjöl eru vistuð. Einnig er mikilvægt að þar séu ekki vistuð gögn sem ákvæði persónuverndar ná til (s.s. heildarlisti skráningar). Formaður vinnuhóps skal gæta að öll skjöl og önnur gögn séu vistuð á vinnusvæðinu.

Í undirbúningi, framkvæmd og endurmati er mikilvægt að tengiliði Skátamiðstöðvarinnar sé haldið upplýstum um framgöngu verkefnisins. Tengiliðurinn getur best stutt við hópinn ef samskiptin eru regluleg.

Tengiliður Skátamiðstöðvarinnar gætir þess að lokum að öll skjöl sem tengjast vinnu hópsins rati í skjalageymslur BÍS. Þannig er sögunnar best gætt og líkur auknar á því að vinnan geti nýst framtíðar hópum.

Mjög mikilvægt er að grunnskipulag sé klárt sem allra fyrst svo hægt sé að ljúka fjárhagsáætlun, ákvarða þátttökuverð, opna fyrir skráningu og auglýsa viðburð. Ekki er hægt að byrja að kynna viðburð fyrr en þessi atriði liggja fyrir þar sem það gæti skapað upplýsingaóreiðu eða búið til væntingar sem ekki væri hægt að standa við.

Þegar grunnskipulag liggur fyrir er þessum upplýsingum komið áfram til tengiliðar Skátamiðstöðvarinnar og þá er hægt að auglýsa viðburðinn. Þá geta skátafélög auglýst viðburðinn til sinna skáta og forsjáraðila þeirra og hvatt þau til að skrá sig. Nánar er fjallað um kynningar í kafla 3.9. 

Það fer eftir stærð viðburðar hvenær grunnskipulag þarf að vera tilbúið og er tímalínan í kafla 3.2 notuð sem viðmið.  

Þegar grunnupplýsingar um viðburð liggja fyrir samkvæmt kafla 3.6 er nauðsynlegt að gera fjárhagsáætlun og fá hana samþykkta af fjármálastýri BÍS og stjórn BÍS í tilviki stærri viðburða svo sem Landsmóts skáta og ferða á erlend skátamót. Fjárhagsáætlunin skal byggð á því sem hefur verið áætlað í grunnskipulagi. Í tilviki utanferða skáta skal fjárhagsáætlunin uppfylla þær kröfur sem settar eru fram í reglugerð BÍS um utanferðir skáta. 

Skipuleggjendur viðburðar skulu útnefna einn aðila úr sínum hópi sem gjaldkera. Gjaldkeri viðburðar sér um samskipti við fjármálastýri BÍS, skil frumritum reikninga til bókara BÍS og innkaup í samvinnu við tengilið viðburðar og eftir tilvikum, fjármálastýri BÍS. Þá skal gjaldkeri stýra gerð fjárhagsáætlunar og fylgja eftir að hópurinn haldi sig við áætlunina til hins ítrasta. Sé ljóst að kostnaður við viðburð muni fara fram áætlun skal hafa samband við fjármálastýri BÍS varðandi næstu skref. 

Hafa þarf samband við fjármálastýri BÍS áður en vinna við fjárhagsáætlun er hafin svo hægt sé að útvega rétt gögn og fara yfir verkferla. Fjárhagsáætlun skal gerð samkvæmt stöðluðu sniðmáti í Excel, hægt er að fá betri leiðbeiningar um það hjá tengilið Skátamiðstöðvarinnar og/eða fjármálastýri BÍS. Í fjárhagsáætlun skal reikna út hver lágmarksfjöldi þátttakenda þurfi að vera til að viðburðurinn standi undir sér fjárhagslega og gera ráð fyrir varasjóð til að tryggja fjárhaginn gegn óvæntum útgjöldum. Gera skal ráð fyrir 10% af heildartekjum af viðburði í ófyrirséðan kostnað og 10% af tekjum í umsjónargjald fyrir aðstoð starfsmanna á skrifstofu BÍS við skráningu, kynningarmál, samskipti við skipuleggjendur viðburðar og þátttakendur, fjármál,  bókhald og önnur tilfallandi verkefni sem tengjast viðburðinum. 

Fjármálastýri getur ávallt veitt ríka aðstoð við mótun fjárhagsáætlunar sé þess óskað. Eftir tilvikum getur fjármálastýri óskað eftir fundi með gjaldkera til að ljúka gerð fjárhagsáætlunar.  

Tilbúna fjárhagsáætlun skal senda til fjármálastýri BÍS til samþykktar og fer það eftir stærð viðburðar hvenær hún þarf að vera tilbúin. Fyrir smærri viðburði (1-2 sólarhringar) þarf hún að vera samþykkt 10 vikum fyrir viðburð, fyrir milli stóra viðburði (3-6 dagar) þarf hún að vera samþykkt 11 mánuðum fyrir viðburð og fyrir stærri viðburði (7 dagar+) þarf hún að vera samþykkt 14 mánuðum fyrir viðburð. Fjármálastýri BÍS fer yfir áætlunina, gerir athugasemdir og óskar eftir breytingum eða kemur með tillögur um breytingar eftir þörfum. Fjármálastýri samþykkir svo fjárhagsáætlunina eða sendir hana til stjórnar BÍS til samþykktar í tilfelli stærri viðburða. Fyrir stærri viðburði skal einnig senda tímalínu þar sem fram kemur með skýrum hætti hvenær áætlað sé að tekjur byrji að berast, hvenær áætla megi að þátttökugjöld séu öll fullgreidd og hvenær von sé á að greiða þurfi helstu útgjöld þannig að tryggja megi að nægir fjármunir séu til staðar hverri stundu fyrir kostnaði. Óheimilt er að auglýsa viðburð fyrr en fjárhagsáætlun og verð viðburðar hafa verið samþykkt af fjármálastýri eða stjórn BÍS. 

Viðburðarhópur fær aðgang að skrá þátttakenda í Abler og eru skráð ýmist sem „yfirþjálfarar“ og „þjálfarar“ yfir „flokk“ viðburðarins í Abler. Best er að sem fæst séu titluð „yfirþjálfarar“ en það séu þau sem hópurinn ætlar að komi fram gagnvart forsjáraðilum fyrir hönd viðburðarins og/eða þau sem gætu þurft vegna hlutverks síns í hópnum að senda út skilaboð gegnum Abler eða sýsla í skrá þátttakenda með öðrum hætti.  

Aðgangurinn veitir viðburðarhóp yfirlit yfir skráningu í rauntíma. Með aðganginum er hægt að setja upp dagskrá viðburðarins í dagatali sem birtist þá í appi forsjáraðila og þátttakenda. Hægt er að búa til hópa og raða þátttakendum í þá. Eftir atvikum veitir aðgangurinn möguleikann að senda hópskilaboð til þátttakenda og forsjáraðila. Viðburðarhópur hefur ekki heimild til þess að skrá þátttakendur og þarf að leita liðsinnis tengiliðar við Skátamiðstöðina.  

Krefjist viðburður þess að fararstjórar og/eða skátaforingjar fylgi þátttakendum sér Skátamiðstöð um að skrá foringja í sitt félag svo þau fái einnig aðgang að rauntíma yfirliti skráningar félagsins. Sé viðburðurinn þess eðlis að afla þurfi stórs hóps sjálfboðaliða sem starfsfólki á viðburði er önnur skráning og annar flokkur settur upp fyrir sjálfboðaliða. Þannig er kerfið best nýtt til að eiga í ólíkum samskiptum, setja upp ólíka hópa og dagskrá fyrir þátttakendur annars vegar og starfsfólk hins vegar. 

Þegar grunnskipulag liggur fyrir, fjárhagsáætlun hefur verið samþykkt og skráning opnuð er hægt að byrja að auglýsa viðburðinn. 

Hægt er að fara margar ólíkar leiðir til að koma upplýsingum um viðburðinn til viðeigandi aðila, sem yfirleitt eru skátafélög og skátaforingjar sem síðan upplýsa sína skáta og forsjáraðila. Mikilvægt er að aðlaga upplýsingarnar að þeim leiðum sem notaðar eru hverju sinni.  

Mikilvægt er að búnaðarþörf viðburða sé greind snemma í skipulagningu. Ef búnaður sem á að nota á viðburði er ekki til hjá Skátamiðstöðinni þarf að gera ráð fyrir kaupum á búnaði í fjárhagsáætlun og mögulega leita tilboða, sem getur tekið tíma. Til að óska eftir því að nýta búnað í eigu BÍS skal senda búnaðarlista á tengilið Skátamiðstöðvarinnar. Nauðsynlegt er að óska tímanlega eftir búnaði sem viðburður reiðir sig á svo hægt sé að taka hann til. Samningsatriði er hvort tengiliður Skátamiðstöðvarinnar eða viðburðarhópur taki búnaðinn saman. Allur búnaður sem er fenginn að láni fyrir viðburð skal vera skráður í skráningarskjal sem sent er á tengilið hjá Skátamiðstöðinni svo hægt sé að tryggja að öllum búnaði sé skilað aftur að viðburði loknum. 

Ef talið er að kaupa þurfi búnað fyrir viðburð þarf viðburðarhópur að skipuleggja innkaup í samráði við tengilið Skátamiðstöðvarinnar með nægum fyrirvara ef búnaður er sértækur og fæst ekki á Íslandi. Það fer eftir stærð viðburðar hvenær innkaup þurfa að vera klár og við bendum á tímalínuna sem viðmið fyrir innkaupum. Nánar er fjallað um innkaup í kafla 3.11. Viðburði telst formlega lokið þegar gengið hefur verið frá búnaði á viðeigandi staði, nema um annað sé samið. 

Allan helsta skrifstofuvarning, t.d. pappír, skriffæri, möppur o.fl. má útvega hjá Skátamiðstöðinni. Eftir atvikum gæti þó þurft að gera ráð fyrir slíkum kostnaði í fjárhagsáætlun viðburðarins t.d. ef um er að ræða mikið magn pappírs. Hafa skal samband við tengilið Skátamiðstöðvarinnar um skrifstofuvarning og skrá allan varning sem er fenginn að láni í skráningarskjal svo hægt sé að tryggja að honum sé skilað aftur að viðburði loknum. 

Ýmislegt efni er til hjá Skátamiðstöðinni sem gæti nýst á viðburðum. Gott er að hafa samband við tengilið til að fá aðgang að því. Vilji hópar fá efni lánað fyrir viðburð skal skrá það í skráningarskjal svo hægt sé að tryggja að honum sé skilað aftur að viðburði loknum. Vilji hópur deila slíku efni út til þátttakenda viðburðar skal gera ráð fyrir því í fjárhagsáætlun. 

Allt fræðsluefni sem útbúið er sérstaklega fyrir viðburð skal gera í samráði við fræðslustýri BÍS áður en það er gefið út. Útgefið og prentað efni skal gera grein fyrir í fjárhagsáætlun viðburðarins. 

Upplýsingabréf eru mikilvægt tól til að koma nauðsynlegum upplýsingum til skila á einum og sama staðnum. Það fer eftir stærð viðburða hversu oft þarf að senda út upplýsingabréf (sjá tímalínu). Mikilvægt er að upplýsingar komin tímanlega því þá gefst nægur tími til spurninga og svara ef eitthvað er óljóst. Gott er að senda upplýsingabréf þegar skráning opnar og þegar skráning lokar og stutt er í viðburð. Ef upplýsingabréfið/n er/u gott/góð, ættu ekki að koma upp nein vafamál stuttu fyrir viðburð. Upplýsingabréfin eru send í tölvupósti og/eða í gegnum Abler og á forsjáraðila ef þátttakendur eru undir lögaldri. Ef þátttakendur eru drótt- eða rekkaskátar getur verið gott að senda á þau líka.

Mikið af þeim upplýsingum sem koma fram í upplýsingabréfum hafa einnig komið fram í lýsingu viðburðar þegar skráning fór fram, en mikilvægt er að draga saman upplýsingarnar og vera með þær allar á eina og sama staðnum aftur stuttu fyrir viðburð. 

Í upplýsingabréfi þarf eftirfarandi að koma fram:

• Mæting – hvar og hvenær
  • Eiga þátttakendur að vera búin að borða eða ekki
  • Á að mæta beint á viðburðarstað
  • Á að mæta á safnstað og ferðast í sameiginlegri rútu, t.d. frá Skátamiðstöðinni
  • Nákvæmar upplýsingar um staðsetningu viðburðar. T.d. Google Maps
  • Tímalengd milli brottfararstaðar og staðsetningu viðburðar
  • Hvenær viðburði lýkur
  • Hvenær er gert ráð fyrir heimkomu (ef sameiginleg)
  • Hvenær skal sækja þátttakendur
• Gróf dagskrá
  • Almenn tímaumgjörð
  • Matmálstímar
    • Óska eftir upplýsingum um ofnæmi eða aðrar sérþarfir varðandi mat
  • Ræs og kyrrð
  • Þema viðburðar (ef við á)
• Útbúnaðarlisti
  • Mis ítarlegur eftir aldri
  • Hefur þemað áhrif á hvað þátttakendur þurfa að taka með?
  • Hér er líka gott að benda á í hvað er gott að pakka, t.d. ef þau eru að fara að ganga langa vegalengd með búnaðinn þá er gott að benda á það og hvetja þau til að vera með góða bakpoka
• Gistiaðstaða
  • Stutt lýsing á gistiaðstöðu og háttun svefnrýma
• Öryggisráðstafanir
  • Hver eru í forsvari fyrir viðburðinum
  • Hvernig er best að ná á þá einstaklinga
  • Mikilvægt að gefa upp nokkrar leiðir til að ná sambandi
• Aðgengismál
  • Hvernig er gistirýmum háttað
  • Hvernig eru baðherbergi/sturtuaðstaða
  • Hvernig er aðgengi að húsnæðinu og dagskrá

Almenn regla um myndatökur á viðburðum er sú að ekki skal notast við andlits- og/eða persónugreinanlegar myndir ef skriflegt samþykki hefur ekki verið fengið hjá viðkomandi þátttakanda eða forsjáraðilum. Búnaður er samkomulag, hvort sem um ræðir myndavélar BÍS eða myndavélar/síma í einkaeigu. Sá sem tekur myndir, skal eyða myndum af sínu persónulega tæki þegar þeim hefur verið skilað inn til BÍS. 

Sjónarmið sem eiga við um myndbirtingar af börnum á netinu frá Persónuvernd (sótt 14.11.’24): 

Einfaldast er að óska eftir samþykki frá börnunum áður en rætt er um þau á samfélagsmiðlum eða birtar af þeim myndir, að teknu tilliti til aldurs þeirra og þroska. Hafa ber í huga að börn kunna að hafa skoðun á umfjöllun um þau eða myndbirtingum af þeim, þrátt fyrir ungan aldur, og taka ber tillit til skoðana þeirra. 

Foreldrar, forsjáraðilar og aðrir sem annast börn og bera ábyrgð á velferð þeirra eiga að vera meðvitaðir um réttindi barna til persónuverndar. Börn ætti aldrei að sýna á niðrandi eða óviðeigandi hátt, t.d. þannig að þau séu nakin, klæðalítil eða í erfiðum aðstæðum. Brýnt er að hafa í huga að allt sem birt er á Netinu má finna síðar og getur haft áhrif á líf barnsins með ýmsum ófyrirséðum hætti. Er því rétt að setja sig í spor barnsins og hugsa um hvaða áhrif umfjöllun eða myndir geta haft á barnið síðar. 

Hér skal vinna eftir tveimur megin reglum:  

• • Ef um minni viðburð er að ræða þá skal viðburðarhópur skrifa fréttir og senda á tengilið hjá Skátamiðstöðinni til birtingar á samfélagsmiðlum og heimasíðu 
  • Ef um stærri viðburð er að ræða skal viðburðarhópur hafa fyrir fram skilgreindan fréttaritara sem tekur saman daglegar fréttir (eða eina frétt í lok viðburðar) og vinnur áfram með tengilið sínum hjá Skátamiðstöðinni sem svo sendir áfram á fréttamiðla og setur á heimasíðu og samfélagsmiðla 

Greina skal frá stærri viðburðum reglulega á samfélagsmiðlum BÍS og heimasíðu ásamt því að senda alltaf samantektir. Við minni viðburði skal upplýsa eftir þörfum. Skipuleggjendur stærri viðburða skulu senda fréttatilkynningar reglulega til tengiliðar Skátamiðstöðvarinnar. Ef um formlegar fréttatilkynningar ræðir, skal framkvæmdastýri og í sumum tilfellum stjórn BÍS skrifa fréttirnar. 

Að viðburði loknum er mikilvægt að senda út endurmat á þátttakendur og/eða forsjáraðila. Tilgangur þess er að fá innsýn í upplifun þátttakenda, komast að því hvað tókst vel og hvað hefði mátt fara betur. Á viðburði sem félög senda fararstjóra með hópnum er einnig mikilvægt að útbúa endurmat fyrir þau. Upplifun þeirra er oftast ólík upplifun þátttakenda og ekki síður mikilvægt að fá innsýn í hvað þeim fannst takast vel til og hvað hefði mátt fara betur. 

Rafrænt endurmat viðburða er sent út frá SurveyMonkey/Microsoft forms aðgangi Skátamiðstöðvarinnar en viðburðarhópur hannar endurmatskönnun í samstarfi við tengilið Skátamiðstöðvarinnar. 

Endurmatið er sent eins nálægt lokum viðburðar og hægt er til að tryggja sem besta svörun og að viðburðurinn sé enn í minnum fólks. Mikilvægt er að fara yfir endurmat eftir viðburð. 

Eftir að viðburði lýkur hefur gjaldkeri viðburðarhóps eina viku til að skila inn frumritum allra reikninga vegna innkaupa til bókara BÍS. Skiptir þá engu máli hvort lagt hafi verið út fyrir kostnaðinum eða innkaup gerð með öðrum hætti, til dæmis með reikningsviðskiptum eða innkaupakortum. Skannað afrit af kvittunum telst ekki frumrit og því er ekki nægilegt að skila kvittunum á því formi inn til bókara. Ef lagt hefur verið persónulega út fyrir kostnaðinum þarf að óska eftir endurgreiðslu með því að fylla út rafrænt endurgreiðsluform sem finna má á heimasíðu skátanna. Kostnaðurinn er svo endurgreiddur þegar hann hefur verið samþykktur af framkvæmdastýri BÍS. Þegar allur kostnaður liggur fyrir er viðburðurinn gerður upp af fjármálastýri BÍS og eftir tilvikum með aðstoð frá gjaldkera viðburðarins.

Viðburðarhópur skulu sjálf endurmeta sitt skipulag og framkvæmd mótsins og skila skýrslu til Skátamiðstöðvarinnar. Ábyrgðaraðili viðburðarhópsins fer yfir endurmatið með starfsmannastuðningi Skátamiðstöðvarinnar og boðar aðra úr hópnum eða úr stjórnsýslu BÍS eftir því sem við á.