GERUM VEL SKILGREIND SAMKOMULÖG

Í upphafi starfsárs eru stjórnir og skátaforingjar hvött til að eiga samtal um gagnkvæmar skyldur og væntingar. Þarna gefst skátaforingjanum tækifæri til að segja frá helstu áskorunum sem þau telja vera í félagsstarfinu, hvaða stuðning þau telja sig þurfa og hvaða verkefnum þau hafa ástríðu fyrir á komandi starfsári. Á sama tíma gefst stjórn tækifæri á að setja skilyrði um viss efnistök í dagskrá, koma á framfæri ósk um mætingu foringja í vissar ferðir, útilegur og/eða skátamót,, setja fram viðmið um mætingu foringja á hina ýmsu fundi vegna foringjastarfi bæði með þátttakendum og foringja-/félagsráði.

Skátafélög eru hvött til þess að nýta sniðmáta að sjálfboðaliðasamkomulagi við skátaforingja til að skilgreina á skipulegan máta gagnkvæmar skyldur og væntinga skátaforingja og skátafélagsins. Þannig er líka tryggt að öll innan félagsins gangi að sömu skilgreiningu um hvað foringjastarfið feli í sér. Hvert skátafélag getur síðan þróað áfram sína útgáfu af samninginum samkvæmt ríkjandi hefðum.

MUNUM EFTIR VIÐEIGANDI PAPPÍRUM

Skátaforingjum ber að veita BÍS heimild til öflunar upplýsinga úr Sakaskrá ríkisins í upphafi starfstímabils. Gott er að skátafélög geymi möppu með frumriti undirritaðra endurnýjanlegra heimilda allra sjálfboðaliða og starfsfólks sem starfa fyrir þau. Þá ber þeim samkvæmt reglugerð að skrifa undir sæmdarheit skátaforingja (áður drengskaparheit) samkvæmt reglugerð BÍS um hæfi skátaforingja.

TRYGGJUM GÓÐA ÞJÁLFUN

Sjálfboðaliðar í innra starfinu eiga að sækja verndum þau á fjögurra ára fresti hið minnsta og ber að þekkja siðareglur og viðbragðsáætlun Æskulýðsvettvangsins. Siðareglur Æskulýðsvettvangsins tóku breytingum í júní 2022, frekari upplýsingar um breytingarnar má nálgast hér.
Þá er fjöldi námskeiða haldin ár hvert fyrir skátaforingja. Skátafélögin eiga innistæðu fyrir námskeiðum og eru hvött til að tryggja að þeirra skátaforingjar sæki sér fræðslu og þjálfun.

HVAÐ ER INNIFALIÐ Í GJALDINU?

Skátafélög eru hvött til að skilgreina félagsgjaldið á skipulagðan máta og gæta þess að skátaforingjar, forráðamenn og skátarnir í félaginu séu meðvituð um hvað sé innifalið í þeim. Fólki finnst gott að vita hvað það greiðir fyrir það er líka mikilvægt fyrir okkur að geta svarað því þegar um það er spurt.  Þá er visst aðhald fólgið í því þegar búið er að skilgræna að vissir þættir séu fólgnir í félagsgjaldi t.d. félagseinkenni, ferðir og/eða útilegur.

Félagsgjaldamódelinu er ætlað að hjálpa skátafélögunum að ákveða félagsgjöld en það getur líka nýst til að til að áætla hvernig fyrirfram ákveðnu félagsgjaldi skuli skipta á milli fyrirséðra kostnaðarliða í skátastarfi.

Skátafélög eru hvött til að skilgreina sín félagsgjöld skipulega með félagsgjaldamódelinu og deila afrakstrinum með Skátamiðstöðinni.

GÆTUM MEÐALHÓFS

Það ber að varast að félagsgjöld standa í stað í mörg ár í röð en ríghækki svo loks eitt árið. Þótt góðar ástæður geti verið að baki slíkum hækkunum getur samt verið flókið að útskýra það fyrir foreldrum og umsjónarfólki frístundarstyrkja. Á sama tíma er ekki æskilegt að þurfa að hækka eða lækka verð á hverju ári. Best er hafa stefnu um hvert félagsgjaldið stefni innan nokkurra ára og þynna breytingar í átt að því yfir nokkurra ára skeið.

STENDUR FÉLAGSSTARFIÐ UNDIR SÉR?

Skátafélög eru hvött til að áætla félagsgjöld út frá þeim kostnaði sem þau eiga að þekja. Æskileg fjárhagsstaða skátafélags er þegar félagsgjöld auk opinbers fjárstuðnings stendur undir félagsstarfinu. Þegar svo er ekki og fjöldi þátttakenda þykir sæmilegur gæti þurft að endurskoða hvort félagsgjöld séu of lág.

HVERNIG ER SAMANBURÐUR VIÐ ÖNNUR FÉLÖG?

Það er mikilvægt að skátafélögin þekki verðlagningu á öðru íþrótta- og æskulýðsstarfi á þeirra starfsvæði en svo er líka gott að félagið kynni sér félagsgjöld annarra skátafélaga. Það getur verið áskorun fyrir foringjaráð og/eða stjórnir sem ákveða félagsgjöldin að rýna í pottinn hjá öðrum og geta sér til um hvað kunni að valda verðmuninum. Verja önnur félög meiri fjármunum í dagskrá, ferðir, mannauð, einkenni, aðstöðu eða annað?

Skátafélög eru hvött til að skoða yfirlit um félagsgjöld 2022-2023 og sjá hvar þeirra félagsgjöld standa í samanburði við önnur skátafélög.

AUGLÝSUM STÖRFIN VEL

Skátafélög sem ráða til sín starfsfólk eru hvött til að auglýsa starfið á starfstorgi skáta, hægt er að sjá sniðmát að auglýsingu með að smella hér. Þegar auglýsingar birtast eingöngu á samfélagsmiðlum og í lokuðum hópum getur verið erfitt að finna auglýsinguna aftur og auglýsingin birtist oft ekki í leitarvélum. Með að koma auglýsingunni fyrir á vefsíðu má vísa til slóðarinnar á samfélagsmiðlum, þá er auðveldara að finna auglýsinguna aftur og hún skilar sér í niðurstöðum leitarvéla.

VERUM TIL FYRIRMYNDAR

Mikilvægt er að starfsfólk skátafélaganna hafi góða mynd af starfi sínu og að enginn vafi leiki á um laun, starfstímabil eða skyldur starfsfólks. Skátafélög eru því hvött til að nýta sér sniðmát að ráðningasamning við starfsmann.

MUNUM PAPPÍRA, SIÐAREGLUR OG MEÐMÆLI

Þegar skátafélög ráða starfsfólk eru þau hvött til þess að leita meðmæla jafnvel þegar þau þekkja viðkomandi. Skátafélög skulu kynna viðkomandi fyrir siðareglum og viðbragðsáætlun Æskulýðsvettvangsins og tryggja að viðkomandi sækji Verndum þau hafi það ekki verið gert á síðastliðnum fjórum árum. Athugið að siðareglur Æskulýðsvettvangsins tóku breytingum í júní 2022, frekari upplýsingar um breytingarnar má nálgast hér. Að lokum er lagaleg skylda að fá undirritaða sakavottorðsheimild frá viðkomandi.

GÆTUM GÓÐRAR VERKSTÝRINGAR

Það er vandasamt að sinna yfirmennsku launaðs starfsfólks í sjálfboðaliðastarfi og verkstjórn því ekki jafn tíð og í hefðbundnu starfi.  Æskilegt er að hafa fyrirfram ákveðið samkomulag um verkefnalista yfir árið sem byggir á þeim mánaðarbundnu önnum sem við þekkjum í skátastarfi auk þarfar í hverju skátafélagi.

Skátafélögin eru hvött til að nýta sér sniðmáta að verkefnalista starfsmanns til að týna í sarpinn betri starfslýsingu fyrir sitt skátafélag. Mánaðarlega má skoða á stjórnarfundi með starfsmanni hvort ástæða sé til að bæta einhverju verkefni inn á lista síðasta mánaðar til að starfsmaður geti betur undirbúið sig fyrir verkefnið að ári liðnu.

Einnig er æskilegt að skilgreina verkefni sem megi alltaf grípa til í dauðum stundum s.s. tiltektar verkefni í ákveðnum rýmum, skipulag á dagskrárbúnaði félagsins eða annað.

NÝTUM VIRKNINA Í SPORTABLER

Sportabler kerfið hefur ýmsa virkni sem styður mjög vel við þær umbreytingar sem verða í upphafi starfsárs og því hefur Skátamiðstöðin hugsað mjög vel út gott verklag fyrir félögin að fylgja.

Félögin eru hvött til að nýta sér þessar leiðbeiningar til að búa til sem besta upplifun fyrir sig sjálf, sjálfboðaliða sína, starfsfólk sitt, þátttakendur sína og forráðafólk.

Með góðu verklagi sem er samræmt milli ára má líka spara gríðarlega vinnu við viðhald í kerfinu og í eftirfylgni með fjármálum.

FÉLAGSÚTILEGUR Í SPORTABLER

Þegar sett er upp skráning fyrir félagsútilegu í Sportabler mælist Skátamiðstöðin til ákveðins verklags til að kerfið fullnýtist félaginu að vakta hver mæta og hver mæta ekki. Þannig félagið geti tryggt gott aðgengi allra sjálfboðaliða í ólíkum hlutverkum að upplýsingum og dreift vel ábyrgð á að fylgja eftir skráningum við skátana í félaginu.

FYLGJUMST MEÐ FJÁRMÁLUM OG HREINSUM REGLULEGA TIL Í KERFINU

Með tíð og tíma þarf reglulega að fara yfir Sportabler gátt félagsins stjórnenda meginn frá og taka til í þjónustum og fjármálunum. Hægt er að lágmarka þá vinnu og jafnvel útrýma henni alveg með góðu verklagi og skipulegri upplýsingagjöf.

Þó geta hlutir alltaf fallið á milli, að neðan má finna leiðbeiningar til að hjálpa fólki að fylgjast með fjármálunum, fylgja eftir útistandandi kröfum og hreinsa til í Sportabler.

BJÓÐUM SKÁTUNUM OKKAR AFTUR!

Áður en ráðist er í nokkur annað kynningarátak eru skátafélög hvött til að bjóða skáta liðins starfsárs aftur til starfa. Hægt er að senda þeim tölvupóst eða birta upplýsingar í foreldrahóp en skátafélög eru hvött til að gera það með persónulegri máta en eingöngu með því að birta upplýsingar á samfélagsmiðli. Skátafélög eru hvött að nýta sniðmáta að upplýsingabréfi til skáta síðasta starfsárs til.

BJÓÐUM ÞÁTTTAKENDUM SUMARSTARFSINS!

Skátafélög sem héldu úti útilífsskóla eða annarskonar sumarnámskeiðum eru hvött til að bjóða þátttakendum slíkra námskeiða til að taka þátt á komandi starfsári. Þessi hópur þekkir þegar félagið, aðstöðuna og jafnvel stóran hluta skátaforingjanna. Þessi hópur þarf oft ögn betri upplýsingar um vetrarstarfið og þá hjálpar að skýra í auðskildu máli frá því skemmtilega sem skátafélagið hyggst gera á komandi starfsári. Skátafélögin eru hvött til að nýta sér sniðmát að upplýsingabréfi til þátttakenda á sumarnámskeiðum til að bjóða þessum hóp í starfið.

KYNNUM OKKUR!

Kynningarstarf er mikilvægur liður í vexti skátafélaga, það er ekki bara mikilvægt til að fá fleiri til þátttöku heldur líka til að meðvitund um skátafélagið sé meiri og svo að fleiri áhugasamir sjálfboðaliðar geti fundið skátafélagið. Ef félagið hefur ekki þegar mótað hugmyndir um hvernig það gæti kynnt starf sitt á komandi starfsári hvetjum við ykkur til að skoða samantekt um sjö góðar hugmyndir að kynningarátökum sem Skátamiðstöðin setti saman byggða á reynslu skátafélaga á síðastliðnum árum.

TILBÚIÐ AUGLÝSINGAREFNI

Skátamiðstöðin hefur útbúið sniðmát í Canva sem skátafélögin geta nýtt í kynningum. Skátafélögin þurfa að skipta sínum upplýsingum út fyrir ímyndaðar upplýsingar skátafélagsins Búbúabúa og eru hvött til að nota myndefni úr eigin starfi.

VIÐBURÐADAGATALIÐ

Áður en starfsárið hefst er gott að setjast niður með félagsráði (foringjar og stjórn) og leggja línurnar fyrir nýju starfsári. Mikilvægt er að vera tímanlega í að ákveða mikilvægar dagsetningar eins og fundartíma, dagsferðir, sveitarútilegur, félagsútilegu, skátamót, hverfishátíðir, jólakvöldvökur og einnig skoða hvenær mikilvæg frí eru í skólum hverfisins. Gott er að renna yfir viðburðadagatal BÍS til þess að skoða hvenær fræðslur og námskeið eru ásamt áhugaverðum viðburðum sem þarf að taka mið af. En neðst á síðunni hér að neðan má líka sækja dagatalið til að flytja það yfir í Google, outlook eða annars konar dagatöl.

SNIÐMÁT FYRIR FÉLÖGIN AÐ FYLLA INN Í

Til að einfalda félögum að gera skipulag ársins sjónrænt fyrir þátttakendur og foringja hefur verið hannað sniðmát fyrir félög að fylla inn í. En í þeim má finna helstu viðburði BÍS á árinu sem eru komnir í viðburðardagatal. En svo getur félagið bætt við sínum fundum, útilegum og öðrum viðburðum á vegum félagsins.