Viðburðahandbók

HANDBÓK UM NÁMSKEIÐA- OG VIÐBURÐAHALD

Bandalag íslenskra skáta


Inngangur

Handbók þessari er ætlað að skjalfesta verklag og vinnureglur þegar kemur að námskeiða- og viðburðahaldi á vegum Bandalags íslenskra skáta (BÍS) eða aðildarfélaga þess. Mikilvægt er að gæta að gæðum viðburða og að þeir samræmist grunngildum BÍS. Það er gert með því að: 

    • Tryggja að viðburðir séu faglega unnir í undirbúningi, framkvæmd og endurmati  
    • Gæta öryggis á viðburðum og tryggja að vellíðan og velferð þátttakenda sé ávallt í fyrirrúmi samhliða því að boðið sé upp á krefjandi og skemmtilega dagskrá 
    • Huga að aðgengileika viðburða svo að sem flest geti fengið þeirra notið 
    • Huga að sjálfbærni viðburða með það að leiðarljósi að valda lágmarks varanlegum skaða á vistkerfi okkar  
    • Huga að sýnileika í öllu, allt frá skipulagi fram að endurmati svo hægt sé að segja vel frá skátastarfi og laða fleiri að 

Um leið er vonast til að handbókin nýtist sjálfstæðum viðburðarhópum og aðildarfélögum BÍS sem fræðsla um helstu þætti viðburðarhalds. Mikilvægt er að viðburðir í skátastarfi séu á ábyrgð skilgreinds hóps, skátafélags, skátasambands eða BÍS og að félagið sem ábyrgist viðburðinn sé með gilda skráningu félagasamtaka í fyrirtækjaskrá.   

Sjálfstæðir viðburðarhópar

Reglulega fá öflugir hópar skáta frábæra hugmynd af viðburði sem þau vilja standa fyrir og bjóða öðrum skátum að taka þátt í. Í því eru fólgin gríðarleg tækifæri fyrir skátahreyfinguna og því skiptir máli að slíkir hópar finni farveg til að koma hugmynd sinni í framkvæmd á ábyrgan máta. 

Óháð gæðum hugmyndarinnar og ágæti þeirra sem mynda hópinn er mikilvægt að félag með gilda skráningu í fyrirtækjaskrá sé ábyrgt fyrir viðburðinum.  

Því er það hagur allra að sjálfstæðir viðburðarhópar kynni hugmynd sína fyrir BÍS eða einhverju aðildarfélagi þess og fái viðkomandi einingu til að gangast í ábyrgð fyrir viðburðinum. 

Hópar sem vilja sækja um að halda viðburð á vegum BÍS er vísað á undirkaflann „Formleg stofnun viðburðarhóps á vegum BÍS“.


1. Ábyrgðaraðilar viðburða

Í viðburðarhaldi geta hlutverk dreifst á marga aðila sem bera mismunandi ábyrgð. Það er mikilvægt að ólíkir aðilar átti sig á ábyrgð sinni og að umgjörð um viðburðarhald sé fylgt svo hægt sé að tryggja að ábyrgðaraðilar og þátttakendur njóti eðlilegar verndar og enginn beri meiri ábyrgð en æskilegt er.  

Í viðauka er að finna frekara fræðsluefni um þau lög sem ná utan um ábyrgð þeirra sem standa að félags- og tómstundastarfi ungmenna og hvernig það snýr t.d. að viðburðum. Skilgreiningar á ýmsum hugtökum t.d. skaðabótaábyrgð, mat á gáleysi, vinnuveitendaábyrgð og fleira. Ásamt öðru fræðslu- og stuðningsefni sem snertir á viðfangsefninu.  

1.1 Ábyrgð skátahóps- félags, sambands eða BÍS

Skátaviðburðir skulu ávallt vera formlega á vegum og ábyrgð BÍS eða aðildarfélags innan BÍS sem hefur gilda skráningu félagasamtaka. Sú eining ber ábyrgð á að: 

    • Skipa hæfa stjórnendur viðburðar í samræmi við 10. Grein Æskulýðslaga 
    • Stjórnendur séu meðvituð um og gæti þess að viðburðurinn fari fram samkvæmt landslögum, lögum, reglugerðum og stefnum BÍS og siðareglum og viðbragðsáætlun ÆV. Einnig að sérstök áhersla sé lögð á að skipulag miði við jafnréttis- og umhverfisstefnu BÍS og gátlista fyrir sjálfbæra og aðgengilegri viðburði 
    • Stjórnendur og starfsfólk viðburðar hafi þegar eða munu hljóta sértæka þjálfun sem kann að þurfa til að hafa umsjón með vissri dagskrá eða hlutverki á viðburði, sérstaklega ef sinna þarf ákveðnum tækjum/búnaði sem hætta stafar af ef beitt er vitlaust  
    • Útvega stjórnendum og starfsfólki viðunandi búnað til starfa sinna og tryggja að þau styðjist í einu og öllu við öryggisvottaðan búnað í góðu ástandi á líftíma 
    • Störfum þeirra sem stýra og framkvæma viðburð í tilfelli tjóna á fólki eða eignum. (Sjá frekara ítarefni um vinnuveitendaábyrgð í viðauka) 
    • Allur aðbúnaður á viðburði sé öruggur og hæfi aldri og þroska þátttakenda 
    • Á meðal stjórnenda séu einstaklingar með þjálfun í skyndihjálp 
    • Stjórnendur séu undirbúin óvæntum atvikum og hafi með sjúkragögn og viðbragðsáætlun sem fylgt sé eftir ef upp kemur atvik 
    • Viðburðurinn styðjist við skráningarkerfi BÍS til að tryggja að baki þátttöku hvers og eins liggi fyrir meðvitað og rafrænt samþykki forsjáraðila, ásamt tengiliða- og heilsufarsupplýsingum 
    • Halda utan um fjárhagi mótsins þ.m.t. fjárhagsáætlun, innheimtu gjalda, útgjöld og uppgjör 
    • Skýrslugerð sé gerð vegna viðburðar að honum loknum 

1.2 Ábyrgð stjórnenda viðburða

Á viðburðum skal vera viðburðarteymi sem ber ábyrgð á skipulagi og framkvæmd viðburðarins fyrir hönd þeirrar einingar sem ábyrgist viðburðinn. Í hópnum skal vera formaður í forsvari fyrir hópinn sem er einnig viðbúið til að stýra ef upp koma t.d. neyðartilvik eða erfið mál.  

Einnig er hægt að fá sjálfboðaliða/starfsfólk til að starfa á viðburðinum og er það þá hlutverk formanns að upplýsa þau um verkefni sín. Einnig getur viðburðarteymi gert kröfu um að hver hópur þátttakenda komi á vegum fararstjórnar eigins félags og færist þá ábyrgð að hluta á fararstjórnir. Stjórnendur viðburða bera ábyrgð á: 

    • Skipulagi viðburðar, þ. á m.: 
      • Að viðburður fari ekki fram nema lágmarksfjölda þátttakenda sé náð og að kostnaður við viðburð haldist innan fjárhagsáætlunar 
      • Tímaramma og dagskrá 
      • Staðsetningu og aðbúnaði 
      • Markaðssetningu og upplýsingagjöf 
      • Matarmálum 
      • Öryggismálum 
      • Hreinlætis- og velferðarmálum 
      • Flutningum á búnaði og fólki 
      • Mannauðsmálum 
      • Sjálfbærni viðburðar 
    • Upplýsa eininguna sem ábyrgist viðburðinn reglulega um framgang undirbúnings  
    • Skipa hæft starfsfólk, skilgreina afmörkuð verksvið þeirra og stýra þeim 
    • Tryggja gæslu og eftirlit með þátttakendum á viðburðum þar sem þau eru ekki á vegum fararstjórnar síns félags 
    • Tímanlegri, greinagóðri og reglulegri upplýsingagjöf til fararstjórna svo þær geti sem best undirbúið og tekið ábyrgð á þátttöku síns hóps 
    • Framkvæmd viðburðar sé ábyrg og í samræmi við skipulag og þær kröfur sem gerðar voru til stjórnenda af einingunni sem ábyrgist viðburðinn 
    • Að stefna aldrei heilsu eða öryggi þátttakenda eða nokkurra sjálfboðaliða í hættu 
    • Að engum sé falið verkefni eða sett í aðstæður sem þau ráða ekki við 

1.3 Ábyrgð starfsfólks og sjálfboðaliða viðburða

Starfsfólk og sjálfboðaliðar viðburða eiga að geta gengið að góðu og öruggu skipulagi þar sem hlutverk þeirra er vel afmarkað. Hlutverk starfsfólks/sjálfboðaliða er að sinna þeim störfum sem þeim hefur verið úthlutað. Starfsfólk og/eða sjálfboðaliðar bera ábyrgð á að: 

    • Sinna þeim verkefnum sem stjórnendur hafa falið þeim við framkvæmd viðburðar og þau hafa samþykkt að taka að sér 
    • Vinna verkefnin af hendi innan þess ramma sem stjórnendur setja og með búnaði sem stjórnendur útvega þeim 
    • Ofmeta og/eða ýkja ekki menntun, reynslu, þjálfun eða kunnáttu sína 
    • Hafa viðveru yfir það tímabil sem viðburðurinn stendur 

1.4 Ábyrgð fararstjórna á viðburðum

Stundum er skilyrði að þátttaka sé á vegum fararstjórnar frá skátafélögum. Hvert skátafélag sem sendir þátttakendur á viðburðinn skipar þá fararstjórn sem fer fyrir hópnum. Skátafélagið ber ábyrgð á fararstjórninni. Í fararstjórn skal vera einn formaður sem stýrir hópnum og er viðbúið að stýra aðgerðum ef upp kemur neyðartilvik eða önnur erfið mál. Ábyrgð fararstjórnar er að: 

    • Skipuleggja ferð og þátttöku fararhópsins á mótið þ. á m.: 
      • Fjárhagslegt skipulag og skráningu 
      • Búnaðarmál 
      • Flutninga á búnaði og fólki 
      • Öðru skipulagi sem stjórnendur viðburða velta yfir á fararstjórnir 
    • Vera vakandi fyrir upplýsingum frá stjórnendum viðburðar og miðla þeim áfram til þátttakenda og forsjáraðila þeirra 
    • Leiðbeina þátttakendum um persónulegan undirbúning 
    • Sinna gæslu og eftirliti með þátttakendum fararhópsins á viðburðinum  
      • Önnur tilfallandi verkefni sem fararstjórn gæti tekið að sér má aldrei koma í veg fyrir getu þeirra til að sinna gæslu og eftirliti 
    • Hafa viðveru yfir það tímabil sem viðburðurinn stendur 


2. Viðburðir á vegum aðildarfélaga

Það er mikilvægt fyrir íslenskt skátastarf að skátum á öllum aldri standi til boða fjölbreyttir viðburðir. Þess vegna er mikilvægt að skapa umhverfi þar sem viðburðir á vegum aðildarfélaga BÍS geti vaxið og dafnað.  

Við erum öll BÍS en viðburðir á vegum aðildarfélaga hafa oft gjörólíkan brag yfir sér þar sem sérstaða hvers félags sem glæðir þá lífi veitir þeim sérstöðu.  

Stjórnendur viðburða og ábyrgðaraðilar viðburðarins sinna fjárhagi, skráningu, skipulagi og öðrum þáttum sem farið er yfir í kafla 1. Þegar viðburður er haldinn á vegum aðildarfélags BÍS stendur teyminu til boða að auglýsa viðburðinn í gegnum Skátamiðstöðina og fá ráðleggingar ef þurfa þykir.

2.1 Auglýsa viðburð í gegnum Skátamiðstöðina og BÍS

Þegar félag hefur ákveðið að halda viðburð geta stjórnendur viðburðarins fengið aðstoð Skátamiðstöðvarinnar til að auglýsa hann til viðeigandi aðila. Einnig getur Skátamiðstöðin mælt með öðrum vettvangi til að kynna viðburðinn, t.d. á viðburðum BÍS, eins og Kveikju og Neista eða/og Skátaþingi. Skátamiðstöðin getur einnig lánað ýmsan búnað og aðstöðu fyrir t.d. kynningarfundi.  

Hjá Skátamiðstöðinni er hægt að fá eftirfarandi þjónustu: 

    • Skátamiðstöðin setur viðburðinn í viðburðardagatal á heimasíðu skátanna og Facebook  
    • Upplýsingar sendar um viðburðinn á alla skátaforingja vissra aldursbila í gegnum netfangalista, Abler hóp og Facebook hóp 
    • Upplýsingar sendar um viðburðinn á dagskrár- og félagsforingja og hann auglýstur í hópi stjórna skátafélaga 
    • Tilbúnu auglýsingaefni deilt á samfélagsmiðlum og/eða hægt að deila áfram auglýsingum frá samfélagsmiðlum aðildarfélags 
    • Koma áfram tilbúnu auglýsingaefni til skátafélaganna til að miðla áfram til sinna skáta 
    • Í vissum tilfellum sent upplýsingar um viðburði beint á starfandi rekka- og/eða róverskáta 

Til að fá viðburð auglýstan þarf að:  

    • Senda Skátamiðstöðinni allar helstu upplýsingar um viðburðinn. Best er að gera það með því að fylla út rafræna viðburðarskráningu á heimasíðu skátanna og fylgja því svo eftir með tölvupósti 
    • Óska eftir því með beinum hætti í hvert sinn sem ætlunin er að Skátamiðstöðin deili áfram auglýsingaefni 
    • Eiga samtal við starfsfólk Skátamiðstöðvarinnar um frekari tækifæri til að kynna viðburðinn 

Skátamiðstöðin gæti komið með athugasemdir um upplýsingar eða efni sem óskað er eftir að sé deilt áfram, sem þarf að bregðast við áður en því er deilt. 

2.2 Tillaga að tímalínu fyrir aðildarfélög

Við bendum aðildarfélögum á að fylgja tímalínunni hér að neðan í undirbúningi og skipulagi viðburða sinna. Þetta auðveldar bæði ykkur og Skátamiðstöðinni í að koma upplýsingum út með góðum fyrirvara og samræmir skipulag viðburða sem haldnir eru fyrir skáta. Það sem bætist inn í tímalínuna fyrir aðildarfélög er viðburðarskráning, sem við mælum með að senda inn um leið og upplýsingar um viðburð liggja fyrir. 


3. Viðburðir á vegum BÍS

3.1 Formleg stofnun viðburðarhóps á vegum BÍS

Viðburðarhópar eru formlega skipaðir af stjórn BÍS og fá þannig umboð til að skipuleggja og hafa umsjón með viðburði fyrir hönd BÍS. Flestir viðburðahópar sem stjórn skipar sinna skipulagi og framkvæmd viðburða sem finna má í 5 ára starfsáætlun BÍS og Skátaþing samþykkir á hverju ári. 

Sjálfstæðir viðburðarhópar geta þó leitað til starfsfólks Skátamiðstöðvarinnar og kynnt hugmyndina lauslega og kannað þannig grundvöllinn fyrir viðburðinum og hvort líklegt þætti að stjórn BÍS myndi samþykkja að bera ábyrgð á viðburðinum. Starfsfólk gæti þá komið með ábendingar um hvað mætti bæta eða breyta áður en hugmyndin yrði kynnt stjórn því mikilvægt er að viðburðahópurinn geti skilgreint hvers vegna BÍS ætti að bera ábyrgðina fremur en aðildarfélag þess. Því næst er hægt að senda stjórn BÍS erindi og óska eftir að BÍS beri ábyrgð á viðburðinum. Það er einungis stjórn sem samþykkir eða hafnar þeirri hugmynd endanlega, óháð því hversu vel eða illa starfsfólki Skátamiðstöðvarinnar líst á hugmyndina. 

Við formlega stofnun viðburðarhóps er mikilvægt að fylla út vinnuhópaeyðublað og undirrita sjálfboðaliðasamkomulag til að hægt sé að ramma verkefnið inn og tryggja að það sé undirbúið frá öllum helstu hliðum. Í vinnuhópaeyðublaði er farið yfir markmið, stuðning, tímalengd verkefnis og fleira sem er mikilvægt fyrir öll sem tengjast verkefninu að vera meðvituð um. Það fer eftir stærð viðburðar hvenær mælst er til þess að vinnuhópar í kringum þá séu stofnaðir, hægt er að sjá nánar um það í kafla 3.2 – Tímalína.  

3.2 Tímalína

Smærri viðburðir (dagur-helgi / 1-2 sólarhringir)

Milli viðburðir (Aldursbilamót + Skátasumarið / 3-6 dagar)

Stórir viðburðir (Landsmót skáta og Alþjóðleg skátamót / 7 dagar+)

3.3 Tengiliður frá Skátamiðstöðinni

Hópar sem standa að skipulagi viðburða á ábyrgð BÍS skulu fá tengilið hjá Skátamiðstöðinni sem veitir þeim stuðning og ráðgjöf og ábyrgist helstu verkefni vegna viðburðarins sem snúa að Skátamiðstöðinni. Tengiliðurinn skal einnig tryggja að unnið sé í samræmi við þessa handbók og fylgja eftir verkefnum.  

Einn aðili frá viðburðarhópnum skal vera í formennsku fyrir hópinn og vera fyrsti tengiliður Skátamiðstöðvarinnar við hópinn. Eftir umfangi verkefna getur hlutverkaskipting innan hópsins orðið til að ólíkir einstaklingar eru tengiliðir vegna ólíkra verkefna, t.d. einn vegna kynningarmála og annar vegna fjármála.  

3.4 Aðgangur að Skátamiðstöðinni

Viðburðahópar geta fengið aðgang að Skátamiðstöðinni fyrir vinnu í þágu viðburðarins. Í boði eru nokkur mismunandi rými en ávallt þarf að panta þau í gegnum tengilið hópsins hjá Skátamiðstöðinni með góðum fyrirvara. Rýmin sem hægt er að nýta eru: 

    • Fundar- og vinnuaðstaða sem nýtist vel til skipulags og minni funda 
    • Salurinn fyrir stærri fundi vegna viðburðar t.d. fyrir kynningar-, fararstjóra-, eða fundi fyrir forsjáraðila 
    • Zoom aðgangur BÍS ef halda á fjarfundi 

Ef viðburðarhópur þarfnast aðgangs að Skátamiðstöðinni utan hefðbundins opnunartíma er hægt að fá kóða sem opnar útidyrahurðina. Til að fá slíkan aðgangskóða þarf að hafa samband við tengilið Skátamiðstöðvarinnar sem mun útvega tímabundinn kóða fyrir ykkar viðburðarhóp. 

3.5 Verklagsreglur við undirbúning

Hópar sem sinna viðburðum skulu fylgja tímalínunni í kafla 3.2 eftir fremsta megni. Tímalínan tryggir að öll sem koma að verkefninu séu með svipaðar væntingar og skilning á því hvenær helstu verkefni skulu fara fram eða vera lokið. Mælst er til að viðburðarhópar hittist mánaðarlega eða oftar ef þurfa þykir. Hópar skulu halda fundargerðir þar sem kemur skýrt fram hvaða ákvarðanir eru teknar og hver ber ábyrgð á hvaða verkefnum milli funda. Þegar nær dregur viðburði er gott að hittast örar en áður var gert.  

Ekki er gerð krafa um ákveðin vettvang til skjalavistunar en mikilvægt er að aðalnetfang skátanna, skatarnir@skatarnir.is, sé gert að eiganda svæðisins þar sem skjöl eru vistuð. Einnig er mikilvægt að þar séu ekki vistuð gögn sem ákvæði persónuverndar ná til (s.s. heildarlisti skráningar). Formaður vinnuhóps skal gæta að öll skjöl og önnur gögn séu vistuð á vinnusvæðinu.  

Í undirbúningi, framkvæmd og endurmati er mikilvægt að tengiliði Skátamiðstöðvarinnar sé haldið upplýstum um framgöngu verkefnisins. Tengiliðurinn getur best stutt við hópinn ef samskiptin eru regluleg.  

Tengiliður Skátamiðstöðvarinnar gætir þess að lokum að öll skjöl sem tengjast vinnu hópsins rati í skjalageymslur BÍS. Þannig er sögunnar best gætt og líkur auknar á því að vinnan geti nýst framtíðar hópum. 

3.6 Grunnskipulag

Mjög mikilvægt er að grunnskipulag sé klárt sem allra fyrst svo hægt sé að ljúka fjárhagsáætlun, ákvarða þátttökuverð, opna fyrir skráningu og auglýsa viðburð. Ekki er hægt að byrja að kynna viðburð fyrr en þessi atriði liggja fyrir þar sem það gæti skapað upplýsingaóreiðu eða búið til væntingar sem ekki væri hægt að standa við. Grunnskipulag þýðir að eftirfarandi þarf að vera komið á hreint:  

    • Nafn viðburðar, þema og markmið 
    • Staðsetning ákveðin og frátekin 
    • Umgjörð þátttöku (aldurstakmörk, fjöldi, í fylgd eða án foringja o.þ.h.) 
    • Drög að dagskrá sérstaklega m.t.t. til þarfagreiningar á búnaði og mönnun 
    • Áætlun um starfsmannaþörf 
    • Áætlun um matseld og matseðil 
    • Áætlun um flutning á fólki og búnaði 

Þegar grunnskipulag liggur fyrir er þessum upplýsingum komið áfram til tengiliðar Skátamiðstöðvarinnar og þá er hægt að auglýsa viðburðinn. Þá geta skátafélög auglýst viðburðinn til sinna skáta og forsjáraðila þeirra og hvatt þau til að skrá sig. Nánar er fjallað um kynningar í kafla 3.9. 

Það fer eftir stærð viðburðar hvenær grunnskipulag þarf að vera tilbúið og er tímalínan hér að ofan notuð sem viðmið.  

3.7 Fjárhagsáætlun og fjármál

Þegar grunnupplýsingar um viðburð liggja fyrir samkvæmt kafla 3.6 er nauðsynlegt að gera fjárhagsáætlun og fá hana samþykkta af fjármálastýri BÍS og stjórn BÍS í tilviki stærri viðburða svo sem Landsmóts skáta og ferða á erlend skátamót. Fjárhagsáætlunin skal byggð á því sem hefur verið áætlað í grunnskipulagi. Í tilviki utanferða skáta skal fjárhagsáætlunin uppfylla þær kröfur sem settar eru fram í reglugerð BÍS um utanferðir skáta. 

Skipuleggjendur viðburðar skulu útnefna einn aðila úr sínum hópi sem gjaldkera. Gjaldkeri viðburðar sér um samskipti við fjármálastýri BÍS, skil frumritum reikninga til bókara BÍS og innkaup í samvinnu við tengilið viðburðar og eftir tilvikum, fjármálastýri BÍS. Þá skal gjaldkeri stýra gerð fjárhagsáætlunar og fylgja eftir að hópurinn haldi sig við áætlunina til hins ítrasta. Sé ljóst að kostnaður við viðburð muni fara fram áætlun skal hafa samband við fjármálastýri BÍS varðandi næstu skref. 

Hafa þarf samband við fjármálastýri BÍS áður en vinna við fjárhagsáætlun er hafin svo hægt sé að útvega rétt gögn og fara yfir verkferla. Fjárhagsáætlun skal gerð samkvæmt stöðluðu sniðmáti í Excel, hægt er að fá betri leiðbeiningar um það hjá tengilið Skátamiðstöðvarinnar og/eða fjármálastýri BÍS. Í fjárhagsáætlun skal reikna út hver lágmarksfjöldi þátttakenda þurfi að vera til að viðburðurinn standi undir sér fjárhagslega og gera ráð fyrir varasjóð til að tryggja fjárhaginn gegn óvæntum útgjöldum. Gera skal ráð fyrir 10% af heildartekjum af viðburði í ófyrirséðan kostnað og 10% af tekjum í umsjónargjald fyrir aðstoð starfsmanna á skrifstofu BÍS við skráningu, kynningarmál, samskipti við skipuleggjendur viðburðar og þátttakendur, fjármál bókhald og önnur tilfallandi verkefni sem tengjast viðburðinum. Fjármálastýri getur ávallt veitt ríka aðstoð við mótun fjárhagsáætlunar sé þess óskað. Eftir tilvikum getur fjármálastýri óskað eftir fundi með gjaldkera til að ljúka gerð fjárhagsáætlunar.  

Tilbúna fjárhagsáætlun skal senda til fjármálastýri BÍS til samþykktar og fer það eftir stærð viðburðar hvenær hún þarf að vera tilbúin. Fyrir smærri viðburði (1-2 sólarhringar) þarf hún að vera samþykkt 10 vikum fyrir viðburð, fyrir milli stóra viðburði (3-6 dagar) þarf hún að vera samþykkt 11 mánuðum fyrir viðburð og fyrir stærri viðburði (7 dagar+) þarf hún að vera samþykkt 14 mánuðum fyrir viðburð. Fjármálastýri BÍS fer yfir áætlunina, gerir athugasemdir og óskar eftir breytingum eða kemur með tillögur um breytingar eftir þörfum. Fjármálastýri samþykkir svo fjárhagsáætlunina eða sendir hana til stjórnar BÍS til samþykktar í tilfelli stærri viðburða. Fyrir stærri viðburði skal einnig senda tímalínu þar sem fram kemur með skýrum hætti hvenær áætlað sé að tekjur byrji að berast, hvenær áætla megi að þátttökugjöld séu öll fullgreidd og hvenær von sé á að greiða þurfi helstu útgjöld þannig að tryggja megi að nægir fjármunir séu til staðar hverri stundu fyrir kostnaði. Óheimilt er að auglýsa viðburð fyrr en fjárhagsáætlun og verð viðburðar hafa verið samþykkt af fjármálastýri eða stjórn BÍS. 

3.8 Skráning og skráningarkerfi

Þegar þátttökuverð liggur fyrir getur tengiliður Skátamiðstöðvarinnar opnað skráningu. Það er mikilvægt að opna skráningu tímanlega í samræmi við tímalínu. Við opnun skráningar þurfa eftirfarandi upplýsingar að liggja fyrir: 

    • Almennar upplýsingar og lýsing á viðburði, sem mætir fólki þegar það skráir sig 
    • Hvort það séu afslættir í boði t.d. fyrir systkini og hve mikill hann sé 
    • Endurgreiðsluskilmálar frá BÍS 
    • Fyrir hvaða aldursbil viðburðurinn er, eftir fæðingarárum (og stundum afmælisdögum) 
    • Hvort aðskilja eigi valmöguleika innan skráningar s.s. eftir skátafélagi eða farkosti 
    • Hvenær eigi að opna og loka skráningu 
    • Fjöldatakmörkun áður en fólk er skráð á biðlista 
    • Aðrir skilmálar sem þarf að hafa í huga eftir viðburði, t.d. hvernig skal huga að því að fækka í hóp ef aðstæður breytast, hvað gerist ef viðburður fellur niður, ef viðburði er frestað eða hvernig ferlið er ef BÍS þarf að vísa þátttakenda úr viðburði.  

Skráning viðburða hjá Skátunum fer fram á https://skraning.skatarnir.is sem vísar á Abler verslunargátt BÍS.  

Skátamiðstöðin fer alfarið með vöktun og umsjón greiðsluferla, gætir þess að öll hafi greitt áður en viðburður fer fram og sér um öll mál sem snúa að því ef einhver hættir við þátttöku og mögulegar endurgreiðslubeiðnir sem geta fylgt því.  

Öllum málum er varða skráningar og greiðslu skal vísað til Skátamiðstöðvarinnar. Þá hefur viðburðarhópur ekki aðgang að biðlista viðburðar og þarf að leita liðsinnis tengiliðar við að hleypa fólki að á viðburð af biðlista. 

Viðburðarhópur fær aðgang að skrá þátttakenda í Abler og eru skráð ýmist sem „yfirþjálfarar“ og „þjálfarar“ yfir „flokk“ viðburðarins í Abler. Best er að sem fæst séu titluð „yfirþjálfarar“ en það séu þau sem hópurinn ætlar að komi fram gagnvart forsjáraðilum fyrir hönd viðburðarins og/eða þau sem gætu þurft vegna hlutverks síns í hópnum að senda út skilaboð gegnum Abler eða sýsla í skrá þátttakenda með öðrum hætti.  

Aðgangurinn veitir viðburðarhóp yfirlit yfir skráningu í rauntíma. Með aðganginum er hægt að setja upp dagskrá viðburðarins í dagatali sem birtist þá í appi forsjáraðila og þátttakenda. Hægt er að búa til hópa og raða þátttakendum í þá. Eftir atvikum veitir aðgangurinn möguleikann að senda hópskilaboð til þátttakenda og forsjáraðila. Viðburðarhópur hefur ekki heimild til þess að skrá þátttakendur og þarf að leita liðsinnis tengiliðar við Skátamiðstöðina.  

Krefjist viðburður þess að fararstjórar og/eða skátaforingjar fylgi þátttakendum sér Skátamiðstöð um að skrá foringja í sitt félag svo þau fái einnig aðgang að rauntíma yfirliti skráningar félagsins. Sé viðburðurinn þess eðlis að afla þurfi stórs hóps sjálfboðaliða sem starfsfólki á viðburði er önnur skráning og annar flokkur settur upp fyrir sjálfboðaliða. Þannig er kerfið best nýtt til að eiga í ólíkum samskiptum, setja upp ólíka hópa og dagskrá fyrir þátttakendur annars vegar og starfsfólk hins vegar. 

3.9 Almenn kynning á viðburði

Þegar grunnskipulag liggur fyrir, fjárhagsáætlun hefur verið samþykkt og skráning opnuð er hægt að byrja að auglýsa viðburðinn. 

Hægt er að fara margar ólíkar leiðir til að koma upplýsingum um viðburðinn til viðeigandi aðila, sem yfirleitt eru skátafélög og skátaforingjar sem síðan upplýsa sína skáta og forsjáraðila. Mikilvægt er að aðlaga upplýsingarnar að þeim leiðum sem notaðar eru hverju sinni.  

Þær kynningarleiðir sem er nauðsynlegt að fara: 

    • Viðburður settur á viðburðardagatal skátanna á heimasíðu 
    • Viðburður settur á Facebook síðu skátanna 
    • Kynning og upplýsingar um viðburðinn sendar á alla skátaforingja viðeigandi aldursbila, dagskrárstjóra og jafnvel stjórnir skátafélaga, í gegnum netfangalista Skátamiðstöðvarinnar og/eða á Abler hóp 
    • Útbúið auglýsingaefni fyrir viðburðinn og deilt á samfélagsmiðlum skátanna 

Að auki er hægt að: 

    • Dreifa auglýsingaefni til skátafélaga til að miðla til sinna skáta 
    • Kynna viðburðinn á öðrum viðburðum BÍS  
    • Fara í skátafélög og halda kynningarfundi  

 Mikilvægt er að kynna viðburðinn sem fyrst og reyna að ná til sem flestra. Sjálfboðaliðar skátafélaganna taka við upplýsingum frá mismunandi miðlum og því best að passa að setja upplýsingarnar og auglýsingarnar á sem flesta staði.  

Ef skráning gengur hægt eða einstaka félög eru með fáa eða enga skráða þegar nær dregur viðburði er hægt að senda póst til áminningar hvort einhverjir séu ef til vill að gleyma að skrá sig. Þennan póst getur tengiliður frá Skátamiðstöðinni sent út. 

3.10 Búnaður fyrir viðburði

Mikilvægt er að búnaðarþörf viðburða sé greind snemma í skipulagningu. Ef búnaður sem á að nota á viðburði er ekki til hjá Skátamiðstöðinni þarf að gera ráð fyrir kaupum á búnaði í fjárhagsáætlun og mögulega leita tilboða, sem getur tekið tíma. Til að óska eftir því að nýta búnað í eigu BÍS skal senda búnaðarlista á tengilið Skátamiðstöðvarinnar. Nauðsynlegt er að óska tímanlega eftir búnaði sem viðburður reiðir sig á svo hægt sé að taka hann til. Samningsatriði er hvort tengiliður Skátamiðstöðvarinnar eða viðburðarhópur taki búnaðinn saman. Allur búnaður sem er fenginn að láni fyrir viðburð skal vera skráður í skráningarskjal sem sent er á tengilið hjá Skátamiðstöðinni svo hægt sé að tryggja að öllum búnaði sé skilað aftur að viðburði loknum. 

Ef talið er að kaupa þurfi búnað fyrir viðburð þarf viðburðarhópur að skipuleggja innkaup í samráði við tengilið Skátamiðstöðvarinnar með nægum fyrirvara ef búnaður er sértækur og fæst ekki á Íslandi. Það fer eftir stærð viðburðar hvenær innkaup þurfa að vera klár og við bendum á tímalínuna sem viðmið fyrir innkaupum. Nánar er fjallað um innkaup í kafla 3.11. Viðburði telst formlega lokið þegar gengið hefur verið frá búnaði á viðeigandi staði, nema um annað sé samið. 

3.10.1 Skrifstofuvarningur

Allan helsta skrifstofuvarning, t.d. pappír, skriffæri, möppur o.fl. má útvega hjá Skátamiðstöðinni. Eftir atvikum gæti þó þurft að gera ráð fyrir slíkum kostnaði í fjárhagsáætlun viðburðarins t.d. ef um er að ræða mikið magn pappírs. Hafa skal samband við tengilið Skátamiðstöðvarinnar um skrifstofuvarning og skrá allan varning sem er fenginn að láni í skráningarskjal svo hægt sé að tryggja að honum sé skilað aftur að viðburði loknum. 

30.10.2 Fræðsluefni / Útgefið efni / Prentað efni

Ýmislegt efni er til hjá Skátamiðstöðinni sem gæti nýst á viðburðum. Gott er að hafa samband við tengilið til að fá aðgang að því. Vilji hópar fá efni lánað fyrir viðburð skal skrá það í skráningarskjal svo hægt sé að tryggja að honum sé skilað aftur að viðburði loknum. Vilji hópur deila slíku efni út til þátttakenda viðburðar skal gera ráð fyrir því í fjárhagsáætlun. 

Allt fræðsluefni sem útbúið er sérstaklega fyrir viðburð skal gera í samráði við fræðslustýri BÍS áður en það er gefið út. Útgefið og prentað efni skal gera grein fyrir í fjárhagsáætlun viðburðarins. 

3.11 Almenn innkaup

Áður en innkaup eru gerð skal hafa samband við tengilið Skátamiðstöðvarinnar hvort eitthvað á innkaupalistanum sé þegar til hjá BÍS eða hvort hægt sé að fá í láni hjá öðrum einingum innan skátahreyfingarinnar. Þetta á helst við um skrifstofuvarning, dagskrárefni og búnað. Þegar keypt er inn fyrir viðburði skal ávallt greiða með viðskiptakortum BÍS, með beiðni eða fá sendan reikning fyrir greiðslu. Æskilegt er að biðja um að reikningurinn sé sendur með rafrænni skeytamiðlun á XML formi sé því við komið og óska svo eftir afriti af reikningum. Aldrei skal leggja persónulega út fyrir innkaupum ef mögulegt er að komast hjá því en í slíkum tilfellum skal viðkomandi vera  eldri en 18 ára. Einnig er gott að athuga hjá tengilið Skátamiðstöðvarinnar hvort BÍS sé í reikningsviðskiptum eða njóti afsláttarkjara hjá einhverjum fyrirtækjum, sem gætu nýst til innkaupa sem stefnt er að. Ávallt skal leita tilboða frá ólíkum fyrirtækjum eða gera verðsamanburð sé það mögulegt. Tilboð skal senda til fjármálastýri til varðveislu vegna uppgjörs viðburðar. Við innkaup skal ávallt biðja um reikning á kennitölu þess félags sem innkaupin eru gerð fyrir. Nauðsynlegt er að halda utan um frumrit af öllum reikningum, merkja þau viðburði og skila þeim til bókara BÍS jafnóðum og innkaup eru gerð, en eigi síðar en viku eftir að viðburði lýkur svo hægt sé að gera viðburðinn upp. Sé beðið um að reikningur sé sendur rafrænt er nægilegt að skila inn afriti af honum til bókara og láta vita að um rafrænan reikning sé að ræða. Myndir af reikningum teljast ekki frumrit og eru því ekki teknar til greina. Fjármálastýri BÍS getur veitt ráðgjöf varðandi innkaup sé þess óskað.  

3.11.1 Matarinnkaup

Í fjárhagsáætlun er gert grein fyrir matarkostnaði. Viðburðarhópur skal eftir fremsta megni reyna að hafa matinn sem næringarríkastan og huga að því að velja sjálfbæran mat á hagstæðu verði og innan ramma fjárhagsáætlunar. Mikilvægt er að taka mið að sérfæði og ofnæmi/óþoli og því þarf að vera búið að óska eftir þeim upplýsingum frá þátttakendum áður en farið er í skipulag á mat og innkaupum. Oftast er auðveldast að hafa allan grunn í mat sem öll geta borðað og svo er hægt að bæta við þann grunn ef þörf þykir, við hvetjum viðburðahaldara að vera með a.m.k. eina grænkeramáltíð.  

Matarinnkaup skulu gerð í samstarfi við tengilið Skátamiðstöðvarinnar. BÍS á innkaupakort í Bónus og Krónunni sem hægt er að fá til að sinna innkaupum í þeim verslunum. Einnig er hægt í vissum tilvikum að fá aðstoð tengiliðs við að panta matinn á netinu og fá síðan sendan, t.d. í Skátamiðstöðina. Mikilvægt er þó að halda sig innan marka fjárhagsáætlunar og kaupa samkvæmt fyrir fram ákveðnum matseðli og velja ódýrari kostinn sé það hægt. Nauðsynlegt er að fá kvittun fyrir kaupunum og merkja hana viðburðinum áður en henni er skilað til bókhalds. 

Gott ráð til að áætla kostnað matarinnkaupa er að búa til innkaupalista í vefverslun verslana, t.d. Krónunnar, sem samræmist matseðli viðburðarins. Þegar lokatölur þátttakenda liggja fyrir er hægt að aðlaga magn á listanum, panta og sækja í fyrir fram ákveðna verslun eða fá sent í Skátamiðstöðina, en þetta þarf þó að gera í samvinnu við tengilið Skátamiðstöðvarinnar. Þegar pantað er á netinu verður reikningurinn aðgengilegur bókhaldinu á vefnum. Þegar matarinnkaup eru gerð á þennan máta er mikilvægt að yfirfara að allar vörur hafi verið afhentar rétt samkvæmt pöntun. 

3.12 Ökutæki

Gera skal ráð fyrir notkun ökutækja BÍS í fjárhagsáætlun ásamt eldsneytisnotkun. Á viðburðum á vegum BÍS þar sem nauðsynlegt er að nota ökutæki, skal notast við þá bíla sem BÍS hefur umráð yfir. Við kaup á eldsneyti á þessa bíla skal nota bensínskort eða lykla í eigu BÍS sem eru eyrnamerkt viðkomandi ökutæki. Líkt og með önnur innkaup skal fá kvittun og skila frumriti hennar inn til bókhalds, merkt viðburði. Til að óska eftir afnotum af ökutæki skal hafa samband við tengilið hjá Skátamiðstöðinni eða framkvæmdarstýri BÍS með góðum fyrirvara svo hægt sé að tryggja að ökutæki sé laust þegar á að nota það. Starfsfólk BÍS eiga forgang í ökutæki BÍS fyrir sín verkefni en unnið er eftir fremsta megni að passa árekstra í dagatali. 

Einungis þeir einstaklingar sem hafa gild ökuréttindi og eru með fullnaðarskírteini geta fengið ökutæki að láni í tengslum við viðburð á vegum BÍS.  

Lágmarka skal þann fjölda sem hefur heimild til að aka bílnum meðan hann er í láni og skal skilgreina hver það eru. Viðburðarhópi skal vera gert ljóst að afhenda bifreiðina ekki öðrum til notkunar. Viðburðarhópur skal ekki nota persónuleg ökutæki ef gert er ráð fyrir að fá eldsneytiskostnað eða notkun ökutækis endurgreiddan. BÍS er óheimilt að endurgreiða eldsneytiskostnað sjálfboðaliða á eigin ökutækjum. Í tilviki miðlungs- og stærri viðburða er hægt að leigja bílaleigubíl með samþykki framkvæmdastýri BÍS útheimti viðburðurinn mikinn akstur, til dæmis ef um trúss vegna ferða út á land er að ræða. 

Í akstri fyrir BÍS skal ávallt keyra á ábyrgan hátt, virða löglegan hámarkshraða, leggja löglega og greiða stöðumælagjöld þegar svo ber undir. BÍS greiðir ekki  hraða- eða stöðumælasektir við notkun bíla í eigu BÍS. Lendi ökumaður ökutækis BÍS í óhappi skal BÍS bera kostnað af sjálfsábyrgð ökutækjatryggingar bifreiðarinnar nema um gáleysi sé að ræða. Ökutæki sem hópar fá að láni frá BÍS er óheimilt að nota í öðrum tilgangi en í þágu viðburðar.  

Taka skal til í ökutæki eftir notkun og eftir atvikum skal hann þrifin að innan og/eða utan ef þess er þörf. Ávallt skal fylla á eldsneytistankinn fyrir skil. Láta skal framkvæmdastýri BÍS vita ef tjón verður á bílnum, vart verður við einhverjar bilanir eða hann virðist á einhvern hátt ekki í lagi. 

3.13 Sameiginleg brottför

Þegar sameiginleg brottför er á viðburð er mikilvægt að tryggja að bæði þátttakendur og forsjáraðilar séu meðvituð um hvar söfnunarstaður er og klukkan hvað eigi að mæta. Þegar farið er með hóp þátttakenda undir 18 ára aldri er nauðsynlegt að fullorðinn aðili sé gerður ábyrgur fyrir hópnum á meðan ferðalagi stendur, það getur verið einhver úr viðburðarhóp eða forsjáraðili einhvers þátttakanda. Sá aðili sem ábyrgist hópinn skal hafa nafnalista þeirra sem fara með rútunni og upplýsingar um nánustu aðstandendur úr skráningarkerfi.  

Telja skal þátttakendur inn og út úr rútum/bifreiðum í hverju stoppi og þegar komið er á áfangastað. 

3.14 Upplýsingar til þátttakenda

Upplýsingabréf eru mikilvægt tól til að koma nauðsynlegum upplýsingum til skila á einum og sama staðnum. Það fer eftir stærð viðburða hversu oft þarf að senda út upplýsingabréf (sjá tímalínu). Mikilvægt er að upplýsingar komin tímanlega því þá gefst nægur tími til spurninga og svara ef eitthvað er óljóst. Gott er að senda upplýsingabréf þegar skráning opnar og þegar skráning lokar og stutt er í viðburð. Ef upplýsingabréfið/n er/u gott/góð, ættu ekki að koma upp nein vafamál stuttu fyrir viðburð. Upplýsingabréfin eru send í tölvupósti og/eða í gegnum Abler og á forsjáraðila ef þátttakendur eru undir lögaldri. Ef þátttakendur eru drótt- eða rekkaskátar getur verið gott að senda á þau líka. Mikið af þeim upplýsingum sem koma fram í upplýsingabréfum hafa einnig komið fram í lýsingu viðburðar þegar skráning fór fram, en mikilvægt er að draga saman upplýsingarnar og vera með þær allar á eina og sama staðnum aftur stuttu fyrir viðburð. 

Í upplýsingabréfi þarf eftirfarandi að koma fram: 

    • Mæting – hvar og hvenær 
      • Eiga þátttakendur að vera búin að borða eða ekki 
      • Á að mæta beint á viðburðarstað 
      • Á að mæta á safnstað og ferðast í sameiginlegri rútu, t.d. frá Skátamiðstöðinni 
      • Nákvæmar upplýsingar um staðsetningu viðburðar. T.d. Google Maps 
      • Tímalengd milli brottfararstaðar og staðsetningu viðburðar 
      • Hvenær viðburði lýkur 
      • Hvenær er gert ráð fyrir heimkomu (ef sameiginleg) 
      • Hvenær skal sækja þátttakendur 
    • Gróf dagskrá 
      • Almenn tímaumgjörð 
      • Matmálstímar 
        • Óska eftir upplýsingum um ofnæmi eða aðrar sérþarfir varðandi mat 
      • Ræs og kyrrð 
      • Þema viðburðar (ef við á) 
    • Útbúnaðarlisti 
      • Mis ítarlegur eftir aldri 
      • Hefur þemað áhrif á hvað þátttakendur þurfa að taka með? 
      • Hér er líka gott að benda á í hvað er gott að pakka, t.d. ef þau eru að fara að ganga langa vegalengd með búnaðinn þá er gott að benda á það og hvetja þau til að vera með góða bakpoka 
    • Gistiaðstaða 
      • Stutt lýsing á gistiaðstöðu og háttun svefnrýma 
    • Öryggisráðstafanir 
      • Hver eru í forsvari fyrir viðburðinum 
      • Hvernig er best að ná á þá einstaklinga 
      • Mikilvægt að gefa upp nokkrar leiðir til að ná sambandi 
    • Aðgengismál 
      • Hvernig er gistirýmum háttað  
      • Hvernig eru baðherbergi/sturtuaðstaða 
      • Hvernig er aðgengi að húsnæðinu og dagskrá 

3.15 Myndatökur á viðburðum

Almenn regla um myndatökur á viðburðum er sú að ekki skal notast við andlits- og/eða persónugreinanlegar myndir ef skriflegt samþykki hefur ekki verið fengið hjá viðkomandi þátttakanda eða forsjáraðilum. Búnaður er samkomulag, hvort sem um ræðir myndavélar BÍS eða myndavélar/síma í einkaeigu. Sá sem tekur myndir, skal eyða myndum af sínu persónulega tæki þegar þeim hefur verið skilað inn til BÍS. 

Sjónarmið sem eiga við um myndbirtingar af börnum á netinu frá Persónuvernd (sótt 14.11.’24): 

Einfaldast er að óska eftir samþykki frá börnunum áður en rætt er um þau á samfélagsmiðlum eða birtar af þeim myndir, að teknu tilliti til aldurs þeirra og þroska. Hafa ber í huga að börn kunna að hafa skoðun á umfjöllun um þau eða myndbirtingum af þeim, þrátt fyrir ungan aldur, og taka ber tillit til skoðana þeirra. 

Foreldrar, forsjáraðilar og aðrir sem annast börn og bera ábyrgð á velferð þeirra eiga að vera meðvitaðir um réttindi barna til persónuverndar. Börn ætti aldrei að sýna á niðrandi eða óviðeigandi hátt, t.d. þannig að þau séu nakin, klæðalítil eða í erfiðum aðstæðum. Brýnt er að hafa í huga að allt sem birt er á Netinu má finna síðar og getur haft áhrif á líf barnsins með ýmsum ófyrirséðum hætti. Er því rétt að setja sig í spor barnsins og hugsa um hvaða áhrif umfjöllun eða myndir geta haft á barnið síðar. 

3.16 Upplýsingamiðlun á og eftir viðburði

Hér skal vinna eftir tveimur megin reglum:  

    • Ef um minni viðburð er að ræða þá skal viðburðarhópur skrifa fréttir og senda á tengilið hjá Skátamiðstöðinni til birtingar á samfélagsmiðlum og heimasíðu 
    • Ef um stærri viðburð er að ræða skal viðburðarhópur hafa fyrir fram skilgreindan fréttaritara sem tekur saman daglegar fréttir (eða eina frétt í lok viðburðar) og vinnur áfram með tengilið sínum hjá Skátamiðstöðinni sem svo sendir áfram á fréttamiðla og setur á heimasíðu og samfélagsmiðla 

Greina skal frá stærri viðburðum reglulega á samfélagsmiðlum BÍS og heimasíðu ásamt því að senda alltaf samantektir. Við minni viðburði skal upplýsa eftir þörfum. Skipuleggjendur stærri viðburða skulu senda fréttatilkynningar reglulega til tengiliðar Skátamiðstöðvarinnar. Ef um formlegar fréttatilkynningar ræðir, skal framkvæmdastýri og í sumum tilfellum stjórn BÍS skrifa fréttirnar. 

3.17 Rafrænt endurmat

Að viðburði loknum er mikilvægt að senda út endurmat á þátttakendur og/eða forsjáraðila. Tilgangur þess er að fá innsýn í upplifun þátttakenda, komast að því hvað tókst vel og hvað hefði mátt fara betur. Á viðburði sem félög senda fararstjóra með hópnum er einnig mikilvægt að útbúa endurmat fyrir þau. Upplifun þeirra er oftast ólík upplifun þátttakenda og ekki síður mikilvægt að fá innsýn í hvað þeim fannst takast vel til og hvað hefði mátt fara betur. 

Rafrænt endurmat viðburða er sent út frá SurveyMonkey/Microsoft forms aðgangi Skátamiðstöðvarinnar en viðburðarhópur hannar endurmatskönnun í samstarfi við tengilið Skátamiðstöðvarinnar. 

Endurmatið er sent eins nálægt lokum viðburðar og hægt er til að tryggja sem besta svörun og að viðburðurinn sé enn í minnum fólks. Mikilvægt er að fara yfir endurmat eftir viðburð. 

3.17.1 Endurmat viðburðarhóps

Viðburðarhópur skulu sjálf endurmeta sitt skipulag og framkvæmd mótsins og skila skýrslu til Skátamiðstöðvarinnar. Ábyrgðaraðili viðburðarhópsins fer yfir endurmatið með starfsmannastuðningi Skátamiðstöðvarinnar og boðar aðra úr hópnum eða úr stjórnsýslu BÍS eftir því sem við á.  

3.18 Fjárhagslegt uppgjör

Eftir að viðburði lýkur hefur gjaldkeri viðburðarhóps eina viku til að skila inn frumritum allra reikninga vegna innkaupa til bókara BÍS. Skiptir þá engu máli hvort lagt hafi verið út fyrir kostnaðinum eða innkaup gerð með öðrum hætti, til dæmis með reikningsviðskiptum eða innkaupakortum. Skannað afrit af kvittunum telst ekki frumrit og því er ekki nægilegt að skila kvittunum á því formi inn til bókara. Ef lagt hefur verið persónulega út fyrir kostnaðinum þarf að óska eftir endurgreiðslu með því að fylla út rafrænt endurgreiðsluform sem finna má á heimasíðu skátanna. Kostnaðurinn er svo endurgreiddur þegar hann hefur verið samþykktur af framkvæmdastýri BÍS. Þegar allur kostnaður liggur fyrir er viðburðurinn gerður upp af fjármálastýri BÍS og eftir tilvikum með aðstoð frá gjaldkera viðburðarins.